Trabalhar com o comércio exterior não é uma tarefa nada fácil. No agenciamento de cargas, por exemplo, é preciso saber lidar com economia e instabilidades. Além de sempre estar ciente de possíveis prejuízos e dores de cabeça com exportações e importações.
O que exige do agente de cargas um desempenho impecável para que tudo dê certo. Ainda mais se levarmos em consideração que a maioria das multas aplicadas nas cargas são por falta de atenção ou desorganização frente aos processos.
Para que tudo ocorra como previsto, é mais que necessário que o agente de cargas atue com diferentes habilidades, para otimizar todo o processo. Um perfil dinâmico, prestativo, inovador e que consiga antever problemas.
Por isso, este artigo traz uma série de dicas para você otimizar as operações no seu agenciamento de cargas.
Leia mais: Entenda por que contratar um agente de cargas
Otimize seu agenciamento de cargas em 10 passos
E como otimizar as suas operações no agenciamento de cargas? Porque lucro, uma logística boa e resultados todo mundo quer e precisa. Porém, é preciso investir para alcançar os resultados.
Para tentar ajudar você, agente de cargas, separamos 10 passos que podem ser úteis nessa jornada. Acompanha com a gente!
1 – Saiba gerenciar seu tempo
Saber gerenciar o tempo é primordial para quem trabalha com agenciamento de cargas.
Afinal, desde o início do processo, o agente de cargas precisa estar atento aos prazos. Seja no deadline da carga das documentações necessárias para o embarque.
Além de prazos definidos por armadores, terminais ou da própria Receita Federal Brasileira. Nesses casos, atrasos não são aceitos, é preciso seguir tudo à risca.
Se não, o agente pode ser punido até de pagar uma multa de R$ 5 mil para a RFBR. Sem contar, claro, o risco de todo o atraso na operação e possíveis bloqueios na carga.
Com a plataforma de visibilidade em tempo real da Logcomex, você ganha tempo centralizando todos os seus embarques.
Usando nossa solução, você acompanha as movimentações dos seus embarques, recebe notificações automáticas e tem todos os detalhes em um clique.
Sem falar que, ao usá-la, você consegue monitorar mais de 20 tipos de eventos diferentes durante a jornada de embarque da carga.
2 – Automatize o follow-up
Uma alternativa válida e que pode ajudar bastante na vida do agente de cargas é manter um follow-up automatizado.
Ter informações e atualizações em tempo real na palma da mão facilita o acompanhamento dos trâmites. Além de garantir que o profissional esteja diretamente ligado com os clientes com quem está trabalhando.
Para isso, o follow-up precisa ser contínuo e no momento certo, com informação precisa. Ele precisa estar atualizado, oferecendo informações rápidas, sem que o cliente precise cobrá-las.
Usando da automação fornecida pela Logcomex, por exemplo, você poupa tempo no follow-up das cargas para seus clientes.
Em nossa plataforma de visibilidade em tempo real, basta cadastrar os e-mails dos seus clientes e eles receberão diretamente na caixa de entrada atualizações automáticas de suas cargas.
Em nossa plataforma de visibilidade em tempo real, basta cadastrar os e-mails dos seus clientes e eles receberão diretamente na caixa de entrada atualizações automáticas de suas cargas.
3 – Certifique-se de fazer sempre a emissão correta dos documentos
No agenciamento de cargas, ao fazer uma exportação ou importação, são necessários muitos documentos diferentes.
Vários dados e informações que precisam ser preenchidos, guias retiradas para, somente então, ter os documentos emitidos.
Mas, para que tudo funcione, é necessário que não haja erros.
Para se ter uma ideia, a Receita Federal Brasileira arrecada aproximadamente 1,4 bilhões em autos de infração. Sendo que a maioria dessas cobranças são erros por falta de informações ou emissão errada de documentações.
Entre os documentos mais comuns de apresentarem erros estão:
- Conhecimento de Embarque
- Certificado de Origem
- Commercial Invoice
- Packing List.
Aqui, a solução de visibilidade em tempo real da Logcomex também é útil, permitindo a captura automática de todos os documentos dos seus processos.
Multas por inconsistências nas emissões
Importante lembrar que os erros podem ser punidos com multa de 1% do Valor Aduaneiro. Sendo o mínimo R$ 500 e o máximo 10% do total da Declaração de Importação.
Preço declarado diferente do arbitrado
O valor declarado na Fatura Comercial, obrigatoriamente, deve ser o mesmo valor efetivamente pago.
Afinal, há casos em que o país de origem pode declarar um valor mais baixo na fatura para o importador pagar menos impostos.
Para ficar claro: essa é uma prática ilegal penalizada com multa de 100% da diferença apurada.
CE com dados incorretos
CE é a sigla para “Conhecimentos de Embarque”. Os dados que constam no documento precisam ser os mesmos da mercadoria, qualquer errinho nos conhecimento pode ser identificado como fraude pela Receita Federal.
A dica é fazer um checklist de todas as informações que devem constar no documento e preparar uma instrução de embarque prática. Assim, você evita possíveis erros durante o processo logístico.
4 – Aumente os lucros dos seus clientes com os benefícios fiscais
O cliente continua sendo o protagonista para um bom agente de cargas. Portanto, o profissional pode apresentar ao cliente benefícios fiscais — que podem ser úteis no processo com suspensão, isenção — ou até mesmo eliminação de algum imposto de importação.
Abaixo separamos alguns:
Recof/Recof-Sped
Permite ao beneficiário importar ou adquirir no mercado interno insumos que serão submetidos a operações de industrialização com suspensão do pagamento de tributos. Bem como produtos destinados à exportação ou ao mercado interno.
São suspensões dos tributos, isenção dos pagamentos dos tributos suspensos na exportação. Bem como redução nas taxas de Armazenagem INFRAERO e suspensão da taxada AFRMM.
Drawback
Se trata da eliminação ou suspensão de tributos que incidem sobre os insumos importados para serem utilizados em produtos exportados.
Funciona como uma espécie de incentivo para exportações, já que reduz custos de produção de produtos que são exportáveis. O que favorece um mercado internacional mais competitivo.
Ex-tarifário
Resolução temporária da alíquota do Imposto de Importação de bens assinalados como de capital e/ou de informática e telecomunicação na Tarifa Externa Comum do Mercosul. Isso, porém, apenas quando não houver a produção nacional.
Ata carnet
Já neste tópico tratamos de um passaporte aduaneiro internacional que permite exportar e importar bens temporariamente com a suspensão de alguns impostos.
Isso vale para fins educativos, científicos, desportivos e culturais, por exemplo.
Leia mais: O que são incentivos fiscais para importação e como utilizá-los?
5 – Invista em tecnologia em sua operação
Um agente de cargas que não trabalhar “em parceria” com a tecnologia, hoje, fica pra trás e com certeza vai ter as operações prejudicadas.
A tecnologia é extremamente útil para quem está no mercado internacional, ajudando, principalmente, no recebimento de atualizações e agilizando operações.
Assim, é indispensável que o agente de cargas acompanhe sistemas, automatize o envio de follow-ups e saiba como mexer em sistemas da Receita Federal Brasileira, por exemplo.
6 – Faça análises regulares de desempenho
Analisar, medir e acompanhar o desempenho regularmente ajuda a reduzir custos, aumentar lucros e evitar problemas no agenciamento de cargas.
Os dados de cada etapa dos seus processos devem ser analisados a fim de identificar melhores estratégias para serem utilizadas.
Alguns pontos que podem ser analisados são o transit time e o lead time de cada processo. Bem como dados da cotação até a carga no destino, quanto a empresa possui de profit por taxa e operação, entre outros.
Sendo que algumas dessas informações você pode obter ao utilizar a solução de visibilidade em tempo real da Logcomex.
Com ela, você pode, por exemplo, acessar dados como tempo médio no porto e lead time, principais portos de origem e de destino, etc.
7 – Mantenha seus conhecimentos atualizados
Não somente para quem trabalha com agenciamento de cargas, mas para todos: é preciso estar atualizado e em constante evolução.
Especificamente o agente de cargas, precisa conhecer e dominar a instrução normativa, procedimentos, consequências e também como lidar com diferentes tipos de processos.
Afinal, as operações em que atua dependem desse conhecimento adquirido.
8 – Considere as práticas ESG
A sigla ESG significa environmental, social and governance. Termo que corresponde às práticas ambientais, sociais e de governança dentro de uma empresa ou organização.
Cada vez mais em alta, essa preocupação é fundamental para acompanhar as mudanças no mundo que vivemos — onde se existe uma busca constante de mais sustentabilidade.
Uma ação que pode ser destacada é a não utilização de papel, já que as operações não dependem mais de impressões. Tudo pode ser feito online (prova disso é justamente nossa solução de visibilidade em tempo real).
9 – Integre todos os departamentos e fornecedores
O agenciamento de cargas funciona como um sistema de engrenagens. Uma peça depende da outra para que tudo funcione corretamente.
Por isso, o agente de cargas é uma dessas peças fundamentais e, justamente portanto, precisa estar integrado aos departamentos da empresa e com fornecedores.
Assim, é preciso buscar soluções para garantir um bom relacionamento entre todas as áreas envolvidas no processo.
Especificamente com fornecedores, uma ressalva: a conversa precisa ser clara e todas as negociações (como emissão de documentos, Incoterms e fretes) decididas antes do embarque da carga.
Afinal, nem sempre o preço mais atrativo do fornecedor vai ser o melhor serviço.
Leia mais: O que é comex 4.0? Como incorporar?
10 – Tenha visão de futuro
Faz parte da rotina do agente de cargas estar a par de mudanças no cenário mundial, acompanhar tendências e ter visão de futuro. Ainda mais quando o assunto é tecnologia.
Atualmente, quem atua no comércio exterior já fala no início da 4ª revolução industrial. Esse processo se baseia na digitalização de toda a operação do comex, propondo a comunicação de maneira automatizada.
Assim, aquele que já se antecipa, pensando nas mudanças a longo prazo, pode ir adiantando a própria digitalização de processos. Assim como acompanhar atualizações de mercado envolvendo o setor.
Bônus – Analise seu mercado e amplie sua carteira de clientes
Para manter a competitividade, é fundamental se manter a par do mercado para identificar novas oportunidades de negócios.
Além disso, manter a progressão da sua carteira de clientes é o que vai manter seu crescimento. Portanto, este também é um ponto que merece atenção.
Para te ajudar neste sentido, conte com a nossa solução de análise dos embarques da importação marítima. Com ela, você pode:
- Encontrar novos clientes para prospectar
- Monitorar de perto o mercado
- Impulsionar as chances de crescimento do seu market-share
- Encontrar rotas mais competitivas, analisando origem e destino dos embarques
- Elaborar propostas de vendas de modo mais rápido e preciso.
Como a Logcomex pode te ajudar a otimizar seu agenciamento de cargas
Como vimos, a solução de visibilidade em tempo real da Logcomex apoia o agenciamento de cargas de várias formas.
Por exemplo, na centralização do gerenciamento dos embarques, automação do follow-up das cargas e até na geração de relatórios para impulsionar seus resultados.
Porém, também oferecemos uma plataforma para análises detalhadas de embarques, que ajuda no entendimento profundo do mercado e identificação de novas oportunidades de negócios.
Com ela, também é possível analisar rotas mais competitivas, origem e destino das cargas e muito mais.
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