Documentos de embarque na importação: dicas para não errar

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Documentos de embarque na importação: dicas para não errar

Os documentos de embarque continuam sendo uma parte burocrática do Comércio Exterior, principalmente no processo de importação.

E essa é, provavelmente, uma das etapas que mais demanda atenção dos profissionais da área, caso contrário uma bola de neve pode se formar no processo.

Os prejuízos podem ser grandes e variam desde uma multa até o bloqueio, atraso e altos valores de armazenagem. 

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para você não errar nos documentos de embarque, portanto: papel e caneta na mão e boa leitura! 

Quais são os principais documentos de embarque na importação?

Commercial Invoice

Commercial Invoice (também conhecida como Fatura Comercial) é o documento que registra a negociação entre comprador (importador) e vendedor (exportador) e é também essencial para o processo aduaneiro. 

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Packing List

Packing List (ou Romaneio) é o documento que discrimina todas as mercadorias ou componentes de uma carga. Ele é muito importante para a identificação dos materiais e facilita a conferência no recebimento e em casos de fiscalização.

Conhecimento de Embarque

O Conhecimento de Embarque é considerado um dos documentos mais importantes em uma operação de importação, pois é através dele que acontece a transferência da posse da carga. 

Sua emissão é realizada pela companhia de transporte, coloader e agente de carga, ou seja, por todos os envolvidos no transporte da mercadoria.

Erros no Conhecimento de Embarque são os mais comuns e podem gerar custos de retificação perante as companhias de transporte, além de prejudicar as próximas etapas do processo — afinal, os documentos gerados posteriormente são baseados no Conhecimento de Embarque.

Leia mais: 5 Erros Comuns (e que podem ser evitados) no conhecimento de embarque.

CE Mercante 

A partir do Conhecimento de Embarque é lançado o Conhecimento Eletrônico no sistema da Marinha Mercante, em que existem telas dos dados básicos do embarque e os itens de carga. 

Após a emissão do CE Mercante por parte do envolvido no transporte é gerado um número para controle da arrecadação da contribuição do Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante (AFRMM).

Declaração Única de Impo/Expo

A próxima etapa depois do lançamento do CE House é o registro da Declaração Única de Importação que deve ser lançada no Portal Único de Comércio Exterior. É muito importante que os dados sejam inseridos sem divergência alguma entre a documentação apresentada.

Passo a passo para não errar nos documentos da importação

Por que os erros são tão graves no Comércio Exterior?

Antes de falarmos como não errar nos documentos, é importante entender por que os erros são tão graves no Comércio Exterior e por que cada detalhe faz a diferença. 

Na cadeia logística, para que uma etapa ocorra é necessária a conclusão de uma anterior e a preparação para uma próxima. 

Por isso, você provavelmente já percebeu que quando um processo começa errado, há grandes chances de acontecerem “enroscos” até a sua conclusão. 

Como vimos acima, cada documento tem sua finalidade, além de que eles atestam perante as autoridades todas as negociações, contratos e principalmente se o que está entrando no país condiz com as normas e regulamentos e se garante a segurança da população. 

Por esse motivo, a Receita Federal do Brasil é tão rígida com os dados prestados nos documentos de importação.  

Quando um erro ocorre em um documento, nem sempre é possível desfazê-lo com uma solicitação apenas. 

Isso pode resultar em taxas, multas, impedimento de registro de DTA ou DI, atraso na liberação ou trânsito aduaneiro ou, ainda, bloqueios que podem resultar em altos valores de armazenagem em portos e terminais.

Como reduzir os erros nos documentos de embarque?

1. Conhecer a legislação e os “porquês”

Na emissão e na conferência documental é necessário que o profissional possua uma grande capacidade analítica, pois cada dado é de grande relevância para o processo. Para isso, é importante:

a) Conhecer a logística como um todo 

Saber quais são as etapas posteriores à emissão de determinada documentação faz com o profissional não apenas entenda o propósito de seu trabalho, o que já é essencial, mas tenha ainda mais responsabilidade pela emissão e conferência, entendendo que esse documento guiará as demais etapas e é parte de um todo.

b) Conhecer o objetivo de cada campo da documentação

Cada campo do Conhecimento de Embarque, por exemplo, existe por uma razão e nenhum deles pode ser deixado em branco ou tratado como irrelevante, para entender melhor o objetivo de cada campo e minimizar todas as possíveis dúvidas e divergências é importante estudar a legislação vigente que regulamenta a operação.

2. Manter boa comunicação com todos os integrantes da cadeia 

Essa é uma dica simples, mas muitas vezes ignorada em empresas do Comércio Exterior: a boa comunicação, a transparência e democratização dos dados para todos os integrantes da cadeia logística. 

A comunicação interna também entra nesse conjunto e é altamente necessária. Para isso, é importante o investimento em treinamentos, palestras e reuniões de alinhamento.

Além de trazer mais velocidade e agilidade ao processo, uma boa comunicação evita erros na documentação, desentendimentos e possíveis prejuízos.

Leia mais:Como o Scrum pode ajudar equipes no Comércio Exterior

3. Ter um checklist, mas não se limitar a ele

Ter um checklist para conferência documental é uma tática interessante para não deixar nenhum campo passar despercebido.

Porém, nenhum profissional deve se limitar a ele, uma vez que os processos devem ser analisados com uma visão macro — entendendo não apenas os dados soltos, mas informações que compõem uma importação, sabendo que cada operação é única. 

4. Garantir a Instrução de Embarque completa

A Instrução de Embarque é um documento não oficial e não exigido pelas autoridades aduaneiras. No entanto, mesmo assim é de extrema importância para que a operação ocorra dentro do esperado. 

Como o nome sugere, a Instrução de Embarque instrui os envolvidos sobre os dados do embarque e suas peculiaridades. 

Essa etapa não deve ser negligenciada, pois garantirá que os dados estejam corretos em toda a documentação que será emitida no futuro.

5. Inteligência Artificial e outras tecnologias

A Inteligência Artificial tem sido uma grande aliada dos profissionais responsáveis por emitir os documentos de um embarque. 

Afinal, com ela é possível realizar um cruzamento de dados que verifique se o digitado pelo player condiz com a informação correta, por exemplo: 

  • Se o peso e cubagem condizem com a capacidade do container;
  • Se a NCM condiz com a descrição da mercadoria;
  • Se não houve erro de digitação na NCM, CNPJ ou outro dado;
  • E muitos outros casos.

O uso de um software especializado em Comércio Exterior é indispensável para a organização, integração e visualização dos dados e informações relevantes do processo.

Outra tecnologia que é pouco falada, mas garante muita eficácia para a emissão da documentação envolvida no embarque, é o Reconhecimento Ótico de caracteres — em inglês Optical Character Recognition (OCR).

Ele faz a leitura de documentos e auxilia na cópia manual de informações ou na emissão automatizada de documentos.

A organização, automatização e controle de informações dentro de um software de Comércio Exterior ajuda os players a não perderem os prazos de seus processos e evitarem tarifas e multas por perda de deadline. 

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