Importação por conta e ordem: o que a trading faz por você, o que continua sendo seu e onde está a linha vermelha

Comecemos pelo que essa operação realmente é

Imagine que a sua empresa encontrou o fornecedor, negociou o preço, definiu a especificação e fechou a compra no exterior.  Falta a operação: habilitação, câmbio, despacho, logística, tributos. Você contrata uma trading para cuidar disso.

Essa é a importação por conta e ordem. A mercadoria é sua desde o exterior. A trading entra como prestadora de serviço que promove, em seu nome, o despacho aduaneiro daquilo que você comprou.

Parece simples, e é. O que complica é que essa arquitetura tem exigências formais anteriores ao registro da declaração, e tem uma fronteira que, quando atravessada, deixa de ser terceirização de serviço e passa a ser ocultação do real adquirente.

O que precisa estar pronto antes de a declaração ser registrada

Aqui está o primeiro ponto em que as operações falham, e ele não tem jeito de consertar depois.

Pelo artigo 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018, com a redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 2.101/2022, o adquirente de mercadoria importada por sua conta e ordem deve, previamente ao registro da declaração de importação, estar habilitado para operar no Siscomex, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.984/2020, e estar vinculado no Portal Único do Comércio Exterior à pessoa jurídica importadora que promoverá a importação. 

O parágrafo único, acrescentado pela mesma instrução de 2022, ressalva o caso em que o adquirente é pessoa física.

E pelo artigo 5º, ao registrar a declaração, a importadora tem duas obrigações concretas: indicar em campo próprio o número de inscrição no CNPJ do adquirente e anexar cópia do contrato previamente firmado com ele, por meio do módulo de anexação eletrônica de documentos no Portal Único.

Leia de novo a palavra "previamente". O contrato entre você e a trading não é papel de gaveta nem formalidade que se produz quando a fiscalização pede.

Ele é anexo da declaração, e precisa existir antes dela.

Na prática, isso significa três providências que devem estar resolvidas antes do embarque, e não durante o trânsito: a sua habilitação, a vinculação com a trading no Portal Único e o contrato assinado. Operação que embarca sem esses três pontos costuma parar no registro.

Quem fatura o quê, e por que isso importa mais do que parece

Esta é a parte que gera confusão em quase todo time fiscal que opera conta e ordem pela primeira vez. Como a mercadoria é do adquirente, a trading não vende mercadoria para você. Ela presta serviço. 

A regulamentação das contribuições, na redação que remete à Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018, deixa isso expresso: na operação por conta e ordem de terceiro, a receita bruta do importador corresponde aos serviços prestados ao adquirente, e a do adquirente corresponde à comercialização da mercadoria importada.

Há ainda uma exigência de escrituração que reforça essa separação: a importadora por conta e ordem deve registrar, em conta específica e de forma discriminada para cada adquirente, o valor das mercadorias importadas por conta e ordem daquele cliente.

Ou seja, na contabilidade da trading a sua mercadoria não é estoque dela. É mercadoria de terceiro sob a guarda dela, com registro individualizado.

Quando essa lógica é respeitada, tudo conversa. Quando não é, aparece o sintoma clássico: trading faturando venda de mercadoria em operação declarada como conta e ordem, o que é incoerente com a natureza da modalidade.

O que muda nos tributos

Dois efeitos merecem destaque, porque atingem diretamente o adquirente.

No IPI, você passa a ser equiparado a estabelecimento industrial

A Lei nº 11.281/2006, no artigo 13, equipara a estabelecimento industrial os estabelecimentos atacadistas ou varejistas que adquirirem produtos de procedência estrangeira importados por encomenda ou por sua conta e ordem, por intermédio de pessoa jurídica importadora. Isso muda a sua posição na cadeia, e não é detalhe contábil: equiparação a industrial traz obrigações próprias na saída do produto.

No ICMS, o imposto é do seu estado

O Supremo Tribunal Federal fixou, no Tema 520 da repercussão geral, no ARE 665.134, que o sujeito ativo do ICMS incidente sobre mercadoria importada é o estado onde está domiciliado ou estabelecido o destinatário legal da operação que deu causa à circulação, com transferência de domínio.

Em conta e ordem, esse destinatário é o adquirente. Portanto, contratar trading sediada em outro estado não desloca o ICMS para lá, e estruturas montadas com essa expectativa ficaram frágeis.

Quem quiser entender o cálculo por dentro e a regra dos 4% na operação interestadual seguinte encontra o passo a passo no guia sobre ICMS na importação.

Na importação por encomenda, a importadora adquire a mercadoria no exterior com recursos próprios e revende ao encomendante predeterminado, e nesse caso o destinatário legal é ela. São arquiteturas diferentes, com consequências diferentes, e a escolha precisa ser feita antes, não ajustada depois.

A linha vermelha: quando conta e ordem vira interposição fraudulenta

Aqui está o risco real dessa modalidade, e ele quase nunca aparece em material comercial.

Conta e ordem existe justamente para deixar o real adquirente visível na operação. É por isso que a norma exige a vinculação prévia, o CNPJ na declaração e o contrato anexado. Quando esses elementos faltam ou não correspondem à realidade, a operação deixa de ser prestação de serviço e passa a configurar ocultação.

A jurisprudência federal é dura nesse ponto. Decisões tratam da responsabilidade solidária da importadora em operações por conta e ordem e registram que, quando não se identifica o interponente, a infração se caracteriza se o importador não comprovar a origem, a disponibilidade e a transferência dos recursos empregados na operação.

As decisões consultadas registram ainda o enquadramento na infração do artigo 33 da Lei nº 11.488/2007, relativa à cessão de nome, e a discussão sobre penalidades aplicadas à importadora nessas situações.

Traduzindo sem juridiquês: a modalidade protege quem a usa de forma transparente e pune quem a usa para esconder o dono da carga. E a punição não recai apenas na trading. Responsabilidade solidária significa que o adquirente também está na conta.

Como se proteger na prática

Este bloco é recomendação, e não descrição de norma.

Antes de contratar, resolva a base formal: confirme a sua habilitação, execute a vinculação no Portal Único com aquela trading específica e assine o contrato antes do registro da declaração. Se alguém sugerir "depois a gente formaliza", isso é sinal de alerta, não de agilidade.

Depois, alinhe o faturamento com a natureza da operação. A trading fatura serviço, você contabiliza a mercadoria.

Se a proposta comercial fala em venda de mercadoria para você, ou a modalidade está errada, ou o entendimento está errado, e vale esclarecer antes do embarque.

Em seguida, guarde a trilha do dinheiro. Origem, disponibilidade e transferência dos recursos são exatamente o que a fiscalização examina quando desconfia de interposição. Operação legítima com trilha financeira desorganizada gera discussão desnecessária.

Por fim, escolha a trading com o mesmo critério que você usaria para escolher um sócio de operação. Você está compartilhando responsabilidade solidária com ela, e isso é diferente de contratar um serviço qualquer.

O que perguntar antes de escolher a trading

Escolher o parceiro nessa modalidade é decidir com quem dividir responsabilidade. Três perguntas objetivas ajudam mais do que qualquer apresentação comercial.

Essa trading realmente opera o meu tipo de produto e a minha origem?

Histórico de operação mostra o que a empresa efetivamente movimenta, por quais portos e com qual regularidade. Parceiro sem experiência na sua cadeia aprende no seu embarque.

Eu ainda preciso de intermediário? 

Se o volume já sustenta habilitação, equipe e relacionamento próprio com o fornecedor, a conta e ordem pode estar cobrando serviço por uma estrutura que a sua empresa já tem condição de montar.

O meu fornecedor no exterior sustenta a operação?

Boa parte dos problemas atribuídos à trading nasce do outro lado: divergência documental, atraso de embarque, mudança de especificação. Avaliar o histórico do fornecedor antes reduz atrito depois.

E há uma quarta pergunta, que vale para quem já opera: as origens e os produtos da sua carteira estão sob medida de defesa comercial ou sob investigação?  Em operação intermediada, essa informação costuma chegar tarde, porque ninguém no meio do caminho tem incentivo para levantá-la.

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Conclusão

Importação por conta e ordem é uma boa solução para quem tem negócio no exterior e não tem estrutura aqui. Ela permite comprar direto do fornecedor, manter a mercadoria como sua e delegar a operação a quem faz isso todo dia.

O que ela não é: um jeito de ficar de fora da operação. A norma foi desenhada para tornar o real adquirente visível, com habilitação, vinculação prévia no Portal Único, CNPJ na declaração e contrato anexado. 

Cada uma dessas exigências existe para responder à mesma pergunta: de quem é essa carga?

Quando a resposta é clara, a modalidade funciona bem e protege as duas partes. Quando é opaca, o que aparece do outro lado é interposição fraudulenta, responsabilidade solidária, multa por cessão de nome e perdimento convertido em multa sobre o valor aduaneiro.

No fim, a decisão sobre conta e ordem não é logística nem tributária. É uma decisão sobre transparência e sobre com quem você aceita dividir responsabilidade. As duas coisas se resolvem antes do embarque, com contrato assinado e com parceiro escolhido por histórico, não por indicação.

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Perguntas frequentes

O que é importação por conta e ordem?

É a operação em que a pessoa jurídica importadora é contratada para promover, em seu nome, o despacho aduaneiro de importação de mercadoria estrangeira adquirida no exterior por outra pessoa jurídica, conforme o artigo 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018.

De quem é a mercadoria nessa modalidade?

Do adquirente, que é quem a compra no exterior. A importadora presta serviço de promoção do despacho em nome próprio.

O que o adquirente precisa fazer antes do registro da declaração?

Estar habilitado para operar no Siscomex, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.984/2020, e estar vinculado no Portal Único do Comércio Exterior à importadora que promoverá a importação, conforme o artigo 4º da Instrução Normativa RFB nº 1.861/2018.

O contrato com a trading é obrigatório?

Sim, e precisa ser prévio. Pelo artigo 5º da mesma instrução, a importadora deve indicar o CNPJ do adquirente em campo próprio da declaração e anexar cópia do contrato previamente firmado, pelo módulo de anexação eletrônica de documentos no Portal Único.

A regra vale quando o adquirente é pessoa física?

O parágrafo único do artigo 4º, acrescentado pela Instrução Normativa RFB nº 2.101/2022, ressalva a hipótese em que o adquirente da mercadoria importada por sua conta e ordem é pessoa física

A trading me vende a mercadoria?

Não nessa modalidade. A receita da importadora por conta e ordem corresponde aos serviços prestados ao adquirente, enquanto a receita do adquirente corresponde à comercialização da mercadoria importada.

Como a trading deve escriturar a minha mercadoria?

Em conta específica e de forma discriminada para cada adquirente, registrando o valor das mercadorias importadas por conta e ordem daquele cliente.

O que muda no IPI para o adquirente?

Pela Lei nº 11.281/2006, artigo 13, os estabelecimentos atacadistas ou varejistas que adquirem produtos estrangeiros importados por encomenda ou por sua conta e ordem, por intermédio de pessoa jurídica importadora, são equiparados a estabelecimento industrial.

Para qual estado é devido o ICMS?

Para o estado do destinatário legal da operação, conforme o Tema 520 do STF. Em conta e ordem, esse destinatário é o adquirente, e não a importadora.

Contratar trading de outro estado reduz o ICMS?

Não pelo simples fato de a importadora estar sediada em outro estado, porque o imposto segue o destinatário legal da operação.

Qual a diferença entre conta e ordem e encomenda?

Na conta e ordem, o adquirente compra a mercadoria no exterior e a importadora promove o despacho em nome próprio, prestando serviço. Na encomenda, a importadora adquire a mercadoria com recursos próprios e revende ao encomendante predeterminado.