De acordo com o Fórum Econômico Mundial, o Brasil encontra-se hoje na octogésima posição de Competitividade Global, alguns dos fatores mais problemáticos que nos colocam nessa posição são conhecidos: alta e complexa carga tributária, ineficiência da burocracia e infraestrutura inadequada.
Todos bastante conhecidos na Importação.
E para enfrentar essas dificuldades, temos que dedicar muito tempo lendo notícias, legislação, nos especializando e participando de cursos de atualização. É impossível passarmos 6 meses sem que aconteça algo relevante afetando direta ou indiretamente as importações brasileiras.
Como se não bastasse, mais tempo temos que dedicar acompanhando as operações: A mercadoria embarcou? O exportador confirmou a prontidão? Quando chega no porto? Que canal parametrizou?
Temos que ser pró ativos em toda cadeia logística, pois basta demorarmos uma hora, para notarmos que o exportador não respondeu uma mensagem e perdermos o prazo de resposta dentro do fuso-horário e consequentemente, o embarque ser prorrogado em 15 dias.
Falhar por não conseguir acompanhar as importações é, além de caro, frustrante. É natural usarmos a tecnologia para nos manter informados, tanto que o desafio hoje é filtrar a quantidade de informação que recebemos, porém precisamos também aplicar tecnologia para monitorar cada importação em tempo real.
A utilização de uma plataforma lhe retornará benefícios que vão além da redução de embarques perdidos.
Quantas vezes tive discussões como essa, porque meu cliente ouvia e lia o que atendia seu prazo.
Planilhas de Excel devem ser utilizadas para soluções acessórias, mas se seu negócio acontece em torno das importações, é preciso uma solução de verdade.
Não apenas para lhe proteger da falta de comunicação, uma plataforma que monitora em tempo real é capaz de avisar automaticamente sobre as atualizações nas operações e também apenas o que é necessário informar.
Por comodidade, centralizamos o máximo de informação no mínimo possível de planilhas, porém, isso dificulta para quem lê e gera mais ligações para explicar aquilo que não convém a certos departamentos:
Quanto maior a transparência e mais assertiva a quantidade de informação, menores as chances de interpretarem incorretamente.
Trabalhos analisando documentos, elaborando instruções de embarque e classificação fiscal – são atividades complexas e exigem concentração contínua, e a falta de uma plataforma (ou a desconfiança na informação de sua incrível planilha) aumenta o tempo necessário em cada trâmite, devido às inúmeras ligações que seus clientes/setores realizam para perguntar sobre a mercadoria.
Isso quando não somos seguidamente interrompidos pela mesma pergunta, você informa a data para uma pessoa e o superior dela, insatisfeito com a informação, liga para você para perguntar o mesmo.
Como se a hierarquia de quem questiona fosse acelerar o navio!
Oferendo informações eficazes, reduzimos telefonemas e, consequentemente, damos mais tempo para estes que ligavam reiteradamente para se dedicarem às suas verdadeiras funções. Acredito que seu baita profissional de importação faz planilhas incríveis – é um pré-requisito para um bom profissional de comércio exterior.
Porém, quanto mais tempo ele gasta nelas (ou no telefone como um balcão de informação), menos se dedica para realizar aquilo para o qual foi contratado.
As importações são suas e se o volume delas for relevante, é preciso que a sua plataforma centralize o trabalho, usar sistemas oferecidos por Despachantes Aduaneiros e Agentes de Cargas apenas te tornam dependentes deles.
Imagine trabalhar com 5 agentes diferentes, cada um com uma plataforma que lhe obriga a manter 5 abas abertas no seu navegador (além do e-mail, sistema da empresa e aquele Excel que você precisou fazer para saber com qual dos agentes está sua mercadoria), consumindo tanta memória Ram, que travará seu computador quando abrir aquele draft de BL que precisa ser revisado nos próximos 10 minutos!
Integrando na sua plataforma, seu computador precisa processar menos, as obrigações ficam melhores definidas, menos e-mail são trocados, erros humanos são reduzidos e, por consequência, também o retrabalho.
Repito, as importações são suas, é natural que seus contratados lhe atendam conforme suas necessidades e trabalhar com sua plataforma é uma delas.
Livre-se do paradigma que sistemas são apenas para empresas de grande porte que investem valores dos quais serão recuperados em mitrocentos anos – sabemos que isso é só uma desculpa, pois o que nos incomoda mesmo é a mudança, é sair da zona de conforto de todas as planilhas que foram criadas com muito trabalho e carinho.
Aceite que elas são estáticas, suscetíveis a erro humano e limitadas se comparadas às soluções customizadas que uma plataforma pode oferecer. Estamos na Indústria 4.0, eu não estaria falando sobre monitoramento em tempo real se já não fosse uma realidade.
Não trata-se apenas investimento, é preciso planejamento e proatividade para adotar as novas soluções que surgem. Sim, você pode relutar a essas mudanças, mas tome cuidado para não ser a próxima Kodak ou BlockBuster.
Lembra delas? Pois é, essas foram as empresas das quais ficaram paradas no tempo e não adotaram novas tecnologias e processos.
Texto Escrito por Jonas Vieira.