Saiba tudo sobre a averbação de carga e as vantagens de automatizá-la

A averbação de carga é um processo obrigatório?

A averbação de cargas é um processo obrigatório de acordo com a lei. Ela diz respeito à necessidade de contratação obrigatória do seguro da carga. Também faz parte de uma série de procedimentos operacionais e burocráticos que envolvem o transporte de cargas como um todo. 

A partir da averbação, o responsável pela contratação do seguro da carga deve comunicar à seguradora sobre toda a mercadoria que será conduzida no trajeto de transporte. Bem como quais produtos serão transportados no frete e todas as informações da operação.

Trata-se de uma etapa fundamental para o processo de transporte. Afinal, é seguro para resguardar os envolvidos no caso de algum sinistro (avarias, extravios, roubos, furtos, perdas).

O que garante que o embarcador seja reembolsado, e tanto ele quanto a transportadora não arquem com o prejuízo. 

Por isso, vamos explorar neste texto todas as questões que envolvem a averbação e seus benefícios. Se você quer saber mais sobre como funciona a averbação, leia até o fim esse artigo e tire suas dúvidas sobre a questão.

O que é averbação de cargas?

Trata-se da relação entre a transportadora, embarcador e seguradora no compartilhamento de informações detalhadas sobre o transporte da mercadoria. Seu objetivo é garantir a segurança para todas as partes envolvidas no processo. É uma burocracia prevista na legislação e que deve ser obrigatoriamente seguida pelo responsável. Com ela, em caso de acionamento de sinistro por algum acidente, intercorrência ou dano, a carga tem cobertura da apólice do seguro. 

Em resumo, trata-se, portanto, de comunicar adequadamente à companhia seguradora os dados referentes à nota fiscal sobre as características e particularidades do que está sendo transportado, de forma a minimizar os prejuízos.

Quem regulamenta a questão é a portaria 247 da SUSEP (Superintendência de Seguros Privados), de forma que as mercadorias não averbadas ou averbadas após a viagem podem não ser cobertas pelo seguro em caso de dano, acidente ou intercorrência. 

Portanto, é uma etapa essencial para que não haja “sustos” e gastos desnecessários pelo não cumprimento da lei.

O procedimento é obrigatório?

A averbação de cargas é obrigatória para todo transporte que é realizado dentro do território nacional, assim como o seguro obrigatório para as transportadoras, chamado de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C).

Ele garante que a transportadora esteja resguardada de qualquer prejuízo referente a sinistros da carga transportada e que receba o reembolso dos valores pagos em decorrência dessas situações.

Por isso, é muito importante ficar atento à correta averbação.     

Benefícios da averbação de cargas

São muitos os benefícios da realização do procedimento de averbação de cargas. 

Sabe-se que os procedimentos de transporte envolvem uma série de burocracias, procedimentos e documentos que demandam atenção e uma equipe qualificada para que tudo seja feito em conformidade com a lei. 

Leia mais: Averbação do Embarque: o que é, como consultar e quais os benefícios?

No entanto, a burocracia também traz uma série de benefícios, confira:

Reduz prejuízos

Atualmente cada economia de gastos importa — e a averbação correta permite evitar gastos inesperados devido a acidentes e intercorrências com mercadorias ao serem transportadas. 

Lembrando que mercadorias incorretamente averbadas, com falhas de informação e não declaradas não são cobertas pela seguradora

Portanto, um erro na averbação ou um procedimento mal feito é sinônimo de prejuízo.

Sendo que a frequência com que este prejuízo ocorre pode tornar-se um verdadeiro transtorno para a empresa. 

Segurança jurídica

Outro ótimo benefício da averbação de carga é a segurança jurídica e financeira que ela traz.

Especialmente com relação ao  cumprimento correto da legislação, de forma a evitar sustos e prejuízos desnecessários. 

Dessa forma, tanto a transportadora quanto os motoristas ficam sob a proteção do seguro. Afinal, sabem que não terão que arcar com os prejuízos financeiros gerados pelos sinistros. 

Em caso de qualquer intercorrência há a segurança jurídica que tudo foi feito conforme a lei e a proteção está garantida.       

Elimina problemas de fiscalização

Como dito, o seguro RCTR-C é obrigatório. 

A averbação de carga é uma forma de comprovar o registro do carregamento e aquisição do seguro à fiscalização, caso necessário. 

Qualquer divergência que ocorra pode acarretar multas e outras penalidades para o embarcador e também para a transportadora.

Otimiza a gestão dos riscos

O gerenciamento de riscos é uma prática de extrema importância para evitar situações que levem aos prejuízos e problemas com documentos e burocracias. Situações estas que podem custar caro no sentido financeiro e jurídico. 

Além disso, a averbação de carga é uma forma de proteção e resguardo a situações de transporte que fogem do controle. Como, por exemplo, roubos, acidentes, extravios, entre outros. 

Quais são os dados informados na averbação?

A averbação é um procedimento burocrático que demanda a informação correta dos dados do transporte. Bem como da nota fiscal e de tudo que envolve o transporte da mercadoria. 

Os dados exigidos no momento da averbação são: 

Valor da carga transportada

É o dado mais importante, visto que é por meio dele que a seguradora vai cobrir os prejuízos relacionados aos danos ou furto dos itens, cobrindo o valor referente ao que foi apresentado no documento e fazendo o ressarcimento devidamente. 

É importante lembrar que as apólices de seguro tem limite de cobertura e, caso a carga ultrapasse esse valor, não será segurada. 

Além disso, o valor informado é a base do ressarcimento. E, se ele não for averbado, a seguradora é liberada da responsabilidade de arcar com o prejuízo.     

Número CT-e e chave de acesso

Comprovam a rota a ser seguida e a mercadoria que será transportada. É importante para saber quais são as características físicas do produto e o tipo de seguro que se enquadra para aquela mercadoria em específico. 

Dados do veículo e do motorista

 São necessários para atestar que o motorista e o veículo são os mesmos que constam no documento do seguro. 

A conferência é extremamente necessária, especialmente com a alta de roubo de cargas.

Em 2021, os roubos representaram um prejuízo ~R$1,3 bilhão, segundo dados da Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC&Logística). 

Esse número alarmante mostra a necessidade de proteção redobrada e uma averbação correta. O carro e o motorista são essenciais para garantir a segurança no processo.

A contratação de um seguro é o tipo de serviço que se adquire esperando não precisar usá-lo. 

Apesar de não coibir a ação de criminosos ou impedir que alguma avaria aconteça, é ele quem resguarda a transportadora e o embarcador de ter que arcar com os custos decorrentes dessas situações.

Número da apólice do seguro

O número da apólice confirma a averbação do carregamento e permite à seguradora localizar mais facilmente as informações da cobertura. 

Assim, o processo torna-se mais ágil e menos turbulento.

Quando averbar a carga?

A legislação obriga a averbação antes do veículo sair para o destino, chamado de “chance de risco”. 

Logo que a transportadora emite o documento “Conhecimento de transporte”, contendo os detalhes da viagem e da carga, é possível fazer a averbação. 

Caso a operação seja averbada após a chance do risco (início da viagem) ela não é válida. 

A averbação de carga é feita no CT-e ou no MDF-e?

Tanto no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) quanto no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). 

Após a versão 3.0 do MDF-e, o documento tornou-se complementar, devendo ser averbado sempre, logo após a emissão do CT-e, a partir da circular do Susep 586/19.

Formas de averbação de carga

A carga pode ser averbada tanto de forma manual quanto de forma automática e são formas completamente diferentes de realizar o processo

Averbação manual

É quando a transportadora repassa os dados da carga manualmente, com planilhas, formulários e documentos em papel e preenchidos à mão. 

É comum entrar em contato com a empresa para confirmar os valores dos prêmios.

Desvantagens da averbação manual

Além de levar mais tempo, maior custo operacional e reduzir a produtividade da equipe, a averbação manual aumenta a chance de erros de preenchimento e complicações burocráticas devido ao preenchimento equivocado.  

Como todo processo manual, apresenta riscos (e, algumas vezes, a necessidade de retrabalho), principalmente em decorrência da interferência humana. 

Nesses casos, pode haver a digitação errada dos dados, o envio de informações incorretas e até mesmo atrasos na hora de fazer o compartilhamento. 

Averbação eletrônica

O processo de averbação de cargas feito por modalidade eletrônica é muito mais seguro, ágil e minimiza a chance de erros que levam a prejuízos

Principalmente porque os dados saem diretamente do sistema TMS da transportadora para o sistema da seguradora.

Como fazer a averbação eletrônica de carga

A partir do sistema EDI, cujo arquivo é fornecido pela seguradora, é possível fazer a transição automática dos dados. 

Com o documento, é preciso que haja na empresa o sistema que é capaz de fazer essa transcrição automática de dados e que faça a emissão do CT-e e MDF-e.

Com o sistema, é possível fazer todo o processo em segundos, minimizando erros e fraudes. Logo que o MDF-e é emitido, a averbação ocorre automaticamente. 

Assim, logo que o MDF-e é enviado para a seguradora, o sistema faz o aviso de averbação e a viagem pode ser seguida com segurança.

Caso a seguradora solicite o arquivo XML, existem duas alternativas.

A primeira é configurar o software e enviar o arquivo automaticamente via e-mail. O que é feito quando o CT-e ou MDF-e for emitido.

A segunda é juntar os arquivos em lote e enviar um arquivo com todos os XML à seguradora.

A averbação de carga pode ser realizada com o envio do arquivo de averbação gerado após a emissão do CT-e via e-mail ou protocolo de transferência de arquivos (FTP).

Leia mais: Saiba como funciona o seguro internacional

Por que automatizar a averbação de carga?

A averbação de cargas é um processo indispensável (e obrigatório) para garantir a segurança das cargas e promover mais tranquilidade para todos os envolvidos no processo de transporte — garantindo que ninguém sofra com os prejuízos financeiros gerados pelos sinistros.

Neste sentido, a automatização entra como uma aliada estratégica. Afinal, ela torna a averbação de carga um procedimento mais rápido, produtivo e seguro, que traz vantagens em muitos setores. 

Todo o processo eletrônico é pensado justamente para evitar erros e retrabalho, sendo uma ótima opção para realizar o procedimento. Além de garantir a otimização e produtividade. 

Por isso, é a escolha mais estratégica. Sem falar que, atualmente, a automatização já é uma realidade no cotidiano de quem precisa realizar a averbação de cargas.

Na averbação de carga automatizada, utiliza-se um sistema integrado para a importação dos dados referentes às cargas. E, a partir daí, o compartilhamento com a seguradora (o que pode ser feito por meio do EDI, por exemplo).

E, para utilizá-la, você pode contar com a plataforma LogAutomation. Com esta solução da Logcomex que automatiza a averbação de cargas, você agiliza o processo com segurança e praticidade.

Além disso, o LogAutomation promove:

  • Processos 100% automatizados
  • Redução de custos e aumento de performance
  • Diminuição de riscos e atrasos
  • Ampliação na capacidade de movimentação de cargas
  • Garantia de qualidade e eficiência.

Sem falar que, com esta plataforma, você pode fazer o mapeamento completo da estrutura necessária para efetuar declarações, registros, consultas e validações dos processos.

Quer conhecer melhor o LogAutomation e descobrir como transformar a gestão das suas operações com processos atualizados 24 horas por dia? 

Clique aqui e preencha o formulário para agendar sua demonstração totalmente gratuita!

Falar com um especialista! Preencha os campos abaixo!