No dia a dia do comércio exterior, muitas coisas não acontecem conforme planejado, existem muitos desafios que os profissionais devem superar diariamente, esses desafios podem ser resultado de um erro, ou até mesmo alguns fatores que não são controláveis, como: adversidades naturais, política externa, epidemias, relações internacionais, entraves logísticos, entraves culturais e burocráticos.
O que permite que o profissional encontre novas estratégias e inove na forma com que resolve os problemas, é a criatividade. Porém o stress diário é um grande inimigo da criatividade, pois pode deixar a mentalidade do profissional fechada para muitas situações, as vezes, a solução pode estar diante dos olhos, porém com o excesso de responsabilidade e preocupação o profissional não consegue enxergá-la.
“Exportador não possui comprometimento com a operação e não avisa quando a carga está saindo da origem, dessa forma atrasa as documentações e prejudica o cliente final.”
“Erro na emissão do conhecimento de embarque por parte do exportador, importador se recusa a pagar taxas por retificações ou multas, pois havia informado em e-mails anteriores a informação correta.”
“O armador nunca lança as NCMs corretas no Certificado Eletrônico.”
Os exemplos acima poderiam ser evitados com comunicação, organização e planejamento, porém como não existe uma máquina do tempo, esses desafios precisam ser resolvidos no momento em que são identificados, a fim de evitar gargalos logísticos e grandes prejuízos.
Nessas horas a pressão é enorme para o profissional, por isso, em qualquer desafio do comércio exterior, seja na parte comercial ou operacional, deve-se seguir os passos abaixo para enfrentar os problemas e ter a capacidade de pensar criativamente em estratégias para solucionar o entrave:
A análise do problema deve ser a primeira coisa a se fazer, deve-se encontrar a origem do problema e comunicar imediatamente o setor de qualidade para que juntamente com a operação crie um plano de ação para isso não mais se repetir, ou se for o caso, pensar em novas estratégias.
Nessa fase, é importante colher dados e informações de uma maneira ampla, de toda a operação, pois é muito comum problemas no comex virarem uma grande bola de neve, pois uma etapa errada, impede que a próxima seja realizada de forma correta. Essa análise completa também auxiliará os integrantes a definirem responsabilidade sobre o problema.
O embarque deve ser analisado desde a sua origem até o seu destino, verifique se a carga possui benefícios fiscais, qual foi o incoterm acordado, se há seguro internacional, rastreio da carga, últimos follow ups, onde a carga se encontra, ncm, se possui peculiaridades, se há controle de temperatura, quais são as taxas, como essas taxas serão cobradas, quais documentações já foram emitidas, quais documentações ainda serão emitidas e como será a logística de transportes após chegada do embarque.
Após a análise completa da situação, imediatamente vá para a fase das hipóteses.
Crie hipóteses e consequências para todas as possíveis decisões que serão tomadas. Valide cada uma dessas hipóteses.
Realize a validação das hipóteses apontando técnicas que serão utilizadas, pessoas envolvidas, como será o aceite de seu cliente e quais serão as consequências futuras.
Descarte as opções que gerem mais prejuízo no relacionamento comercial e foque em solucionar as restantes.
Após a etapa de validação das hipóteses, é importante a comunicação com os integrantes da operação apontados anteriormente.
Após a análise do problema e validação das hipóteses, converse com sua equipe, supervisores, gestores e os integrantes necessários envolvidos na operação (despachante, terminal, companhia de transporte, setor jurídico, importador, agente de carga e coloader) e apresente as informações coletadas na primeira etapa e as possíveis soluções na validação das hipóteses.
Nesse momento, é importante a troca de experiências e conhecimento. A partir desses três passos deve ser realizada a tomada de decisão criativa para solucionar o desafio.
A ordem, Análise, Validação e Comunicação, sempre deve ser respeitada. Dessa forma será possível resolver problemas mais rapidamente e com mais assertividade.