Exportar, certamente, envolve uma série de etapas e o booking é uma delas. O termo “booking” refere-se à reserva do espaço em um meio de transporte, quer seja o marítimo, aéreo ou terrestre, para o envio de mercadorias para o exterior. Entender os principais desafios enfrentados durante o processo de booking na exportação e adotar abordagens eficazes possibilita a redução de erros, evita atrasos e melhora a eficiência operacional.
Leia mais: O que é exportação? Descubra tudo o que você precisa saber
Em suma, neste artigo, discutiremos as melhores práticas para a preparação de documentos, a seleção adequada de transportadores, a comunicação efetiva com fornecedores e a adoção de tecnologias inovadoras para otimizar todo o processo.
Como vimos, booking é a reserva de espaço em um meio de transporte internacional para a movimentação de mercadorias de um país para outro. Trata-se de uma etapa primordial para que o transporte internacional aconteça, logo, o processo de booking está na fase pré-embarque. No caso do transporte marítimo, o booking envolve a reserva de um contêiner ou espaço em um navio. Para o transporte aéreo, implica a reserva de espaço em uma aeronave de carga. Já no transporte terrestre, é a reserva de um caminhão ou vagão ferroviário.
O processo de booking requer a coordenação entre exportadores, importadores, agentes de carga, transportadoras e outras partes envolvidas na cadeia logística.
Uma vez que o booking é confirmado, um espaço é alocado para as mercadorias e os detalhes da reserva são fornecidos. Nesse momento são, portanto, disponibilizadas informações sobre data de embarque, o número de contêiner ou AWB (Airway Bill) e outros dados relevantes.
Confira a seguir os dados que não podem faltar no seu booking.
Para solicitar uma reserva, diversas informações devem ser repassadas de maneira precisa e completa. Afinal, elas são fundamentais para confirmação das necessidades do transporte durante o processo. Nesse sentido, esses detalhes podem variar dependendo da acomodação e do país de origem da carga.
Em seguida, descreveremos as principais informações que devem ser fornecidas durante o processo de booking na exportação:
Solicitar de maneira adequada o booking na exportação é importante para que não ocorram erros e interpretações diferentes do que se está sendo planejado. Para isso, é essencial seguir um processo cuidadoso que garanta uma reserva eficiente e sem contratempos, sendo preciso considerar:
Ao lidar com o processo de booking na exportação, existem algumas dicas que podem ajudar a otimizar o processo, e são muito importantes para garantir uma operação mais eficiente. Por isso, leve sempre em consideração estes detalhes durante a negociação.
Leia também: 5 técnicas de negociação internacional para aplicar em sua empresa
O planejamento e o alinhamento entre os diferentes setores da empresa são fundamentais para otimizar e evitar atrasos e erros durante o processo de booking.
Em outras palavras: diversas equipes devem trabalhar de maneira sincronizada e clara. A equipe da fábrica deve fornecer uma estimativa precisa de prontidão da carga, a de expedição deve coordenar a preparação da documentação necessária, a comercial deve fornecer as informações detalhadas sobre as mercadorias, assim como a de logística deve garantir a coordenação com os agentes de carga.
É essencial ter uma compreensão clara da estimativa de prontidão da carga antes de solicitar o booking.
Acompanhe o cronograma de produção, verifique a disponibilidade dos produtos e certifique-se de que a carga esteja pronta para embarque na data desejada.
Por fim, em caso de alterações relacionadas à prontidão da carga, comunique a companhia de transporte internacional imediatamente.
Perder um prazo de entrega pode ter sérias consequências, por exemplo, atrasos na produção, insatisfação do cliente e até mesmo penalidades contratuais.
Compreenda os riscos associados a um deadline perdido e esteja preparado para adotar medidas corretivas. Negociação de um novo prazo com o cliente ou a busca de transporte alternativo para evitar atrasos significativos podem ser boas soluções nesse sentido.
Ao adotar essas dicas, você estará no caminho certo para otimizar o processo de booking na exportação. O planejamento adequado, o alinhamento entre os setores, a compreensão dos prazos e riscos, bem como o uso de ferramentas de gerenciamento, contribuirão para uma operação mais eficiente e livre de problemas.
A solução e em tempo real da Logcomex, o LogManager, está lançando um módulo que fornece visibilidade avançada sobre cada etapa da sua operação de exportação com informações atualizadas em tempo real, desde a etapa aduaneira até a logística internacional
Ao usar a ferramenta, exportadores podem planejar o booking com eficiência e embarcar suas cargas na data programada. Bem como formalizar a reserva do booking junto ao armador, fornecer as principais informações de forma ágil e evitar perdas de prazos para o embarque de suas cargas e se prevenir contra custos extras
Além disso, com ela, você monitora deadlines pré-embarque das suas exportações, acompanha alterações de ETAs e otimizar recursos em suas operações de exportação.
O módulo permite, ainda, que importadores se informem sobre mudanças de prazos através de notificações personalizadas utilizando diversos filtros — como por exemplo VGM, DRAFT e carga. Evitando assim despesas indesejadas com detention, rolagem de carga, booking e demais operações para o novo embarque.
A plataforma será lançada em breve, portanto, acompanhe nossas redes sociais e inscreva-se em nossa newsletter para saber em primeira mão sobre o lançamento.