Uma vez convencido dos benefícios de ter um setor importação e exportação dentro da empresa, de ter encontrado o profissional com as experiências certas para ele e de que é hora de inicia-lo, chegou o momento de integrar o departamento de Comércio Exterior aos demais setores internos.
E isso vai causar transtornos, pois diferente de Vendas, Financeiro e Contabilidade, o Comércio Exterior, sendo o último a estrear, vai afetar o trabalho destes departamentos e interferir nos seus próprios procedimentos.
Estou falando de empresas que não tem o Comércio Exterior como principal atividade.
Precisamos estar abertos às mudanças, mas é fato que não somos grandes fãs delas e, menos ainda, quando são causadas por terceiros. Contudo, os setores existem para otimizar e reduzir custos, então estas 3 dicas vão ajudar em como melhor integrar o departamento na rotina da empresa.
Pois queremos que ocorra da forma mais organizada possível, do contrário, quanto mais bagunçada a integração for, maior a demora para gerar resultado.
O departamento de comércio exterior precisa demarcar o espaço e a presença do setor
Ele pode até vir a pertencer a um setor maior como: Logística, Supply Chain, Suprimentos e etc., mas precisará ter seu espaço (não necessariamente físico) e um nome.
- Essa é a Valentina do Suprimentos, ela cuida das importações;
- Esse o Enzo do Comércio Exterior, ele faz as exportações;
- Ali trabalha a Ana, é responsável pelo Comex da empresa.
Parece vaidade minha, a de puxar a sardinha, mas é uma maneira de ajudar os demais setores a entenderem o propósito do novo setor e em quais assuntos é importante ele estar presente.
Não é porque o setor chegou por último para se integrar que ele não é importante.
Agora, já imaginou nos exemplos acima se eles fizessem parte do Financeiro, Transporte ou Contabilidade? Sim, estes 3 departamentos também participam do Comércio Exterior, mas a importância e responsabilidade seriam desprezadas.
E se o profissional não sente que o trabalho dele é importante, ele vaza.
Leia mais: Tabela NCM: o que é? Como fazer sua consulta?
O nome pode variar conforme as atividades e responsabilidades que o setor vai assumir, pode ser que chamem de: Importação/Exportação, Compras/Vendas Internacionais, Logística…
Isso não é problema, o importante é ter um nome no momento que verem o crachá e a assinatura de e-mail.
Determinar responsabilidades
Primeiramente, é necessário que o setor busque integrar as funções de Comércio Exterior que estão com os outros e para isso, é preciso encontrá-las e determinar com quem ficará, por exemplo:
- A classificação fiscal dos importados continuará com a Contabilidade?
- Compras internacionais continuarão com o setor de Compras?
- Transporte rodoviário do porto até o armazém, continuará com o setor de Logística?
- Não-Conformidade de produtos ainda serão resolvidas pela Engenharia?
Algumas funções podem permanecer nos antigos setores, mas operações de importação e exportação castigam demoras causadas por burocracias internas entre departamentos com prejuízos.
Assim como haverá responsabilidades conjuntas, seguindo o exemplo da classificação fiscal, ele será o responsável por coletar as informações técnicas do produto com a Produção/Engenharia e trabalhar com a Contabilidade na classificação.
E como o setor não foi criado apenas para desafogar os outros, ele também deverá absorver serviços que estariam até então com terceirizados (Despachante Aduaneiro, Agente de Carga, Transportadoras…).
É importante registrar a quem pertencem as responsabilidades, para evitar conflitos e perdas de tempo causados pelo efeito “cachorro com dois donos morre de fome”.
Integrar os demais ao Departamento de Comércio Exterior
Você quer que o departamento reduza os custos no Comércio Exterior, certo? Então é preciso que os demais setores se integrem a ele também.
E você, fundador do setor, precisará apoiar esta integração porque não será fácil (com possíveis brigas), uma vez que envolverá mudar regras e procedimentos de outros setores (e mexer no ego de um bocado de gente).
Vamos para mais exemplos, digamos que o:
Financeiro
Tem por regra:
Fechamentos de câmbio ocorrerão somente nas quintas, se toda a burocracia for entregue até segunda da mesma semana.
Do momento que foi pedido para comprar (provavelmente com urgência) até o dinheiro “pingar” na conta do exportador que vende somente por pagamento antecipado, isso pode levar fácil 15 dias.
15 dias e a carga sequer foi coletada, é por essas e outras que surge a frase “A FÁBRICA VAI PARAR”.
Fiscal
Emite NF em até 24 horas corridas após solicitado.
Quinta à tarde solicita-se emissão da NF, recebe-a sexta a tarde, no último dia do primeiro período de armazenagem e o porto só tem horário para carregar o contêiner no sábado.
Armazenagem extra e demais custos com mão-de-obra trabalhando no findi.
Controle de Qualidade
Confere o que foi recebido de importados “quando dá”.
4 meses depois que a carga chegou, o Controle de Qualidade confere e emite um relatório dizendo que está faltando uma peça.
Cabe ao setor de Comércio Exterior se besuntar com óleo de peroba para exigir que o exportador mande a peça faltante de graça e acredite nele quando diz que ninguém mexeu no equipamento nesses 4 meses.
Estes exemplos mostram que não basta iniciar um setor de Comércio Exterior, os demais departamentos precisam se integrar em cooperação, da mesma forma que o novo setor precisa ajudar os demais.
Não apenas exigir, a harmonia entre setores demanda política, é preciso ceder para conseguir pedir e isso vai exigir regras, exceções e muito diálogo para que problemas como os de cima não ocorram.
Devido a quantidade de variáveis e exceções que o assunto possui, decidi por apresentar exemplos que me ocorreram, para ajudar em sua reflexão de como realizar a integração do setor de Comércio Exterior.
Conforme o setor se integra e absorve com sucesso mais funções, novas integrações serão necessárias para atender as necessidades e estratégias de sua empresa.