Booking na exportação: como otimizar seu processo?

Exportar, certamente, envolve uma série de etapas e o booking é uma delas. O termo “booking” refere-se à reserva do espaço em um meio de transporte, quer seja o marítimo, aéreo ou terrestre, para o envio de mercadorias para o exterior. Entender os principais desafios enfrentados durante o processo de booking na exportação e adotar abordagens eficazes possibilita a redução de erros, evita atrasos e melhora a eficiência operacional.

Em suma, neste artigo, discutiremos as melhores práticas para a preparação de documentos, a seleção adequada de transportadores, a comunicação efetiva com fornecedores e a adoção de tecnologias inovadoras para otimizar todo o processo.

O que é booking?

Como vimos, booking é a reserva de espaço em um meio de transporte internacional para a movimentação de mercadorias de um país para outro. Trata-se de uma etapa primordial para que o transporte internacional aconteça, logo, o processo de booking está na fase pré-embarque. No caso do transporte marítimo, o booking envolve a reserva de um contêiner ou espaço em um navio. Para o transporte aéreo, implica a reserva de espaço em uma aeronave de carga. Já no transporte terrestre, é a reserva de um caminhão ou vagão ferroviário.

O processo de booking requer a coordenação entre exportadores, importadores, agentes de carga, transportadoras e outras partes envolvidas na cadeia logística.

Uma vez que o booking é confirmado, um espaço é alocado para as mercadorias e os detalhes da reserva são fornecidos. Nesse momento são, portanto, disponibilizadas informações sobre data de embarque, o número de contêiner ou AWB (Airway Bill) e outros dados relevantes.

Confira a seguir os dados que não podem faltar no seu booking.

Informações que devem conter no booking

Para solicitar uma reserva, diversas informações devem ser repassadas de maneira precisa e completa. Afinal, elas são fundamentais para confirmação das necessidades do transporte durante o processo. Nesse sentido, esses detalhes podem variar dependendo da acomodação e do país de origem da carga.

Em seguida, descreveremos as principais informações que devem ser fornecidas durante o processo de booking na exportação:

Dados completos do embarcador (exportador) e do consignatário (importador): nomes, endereços, contatos e detalhes de registro
Descrição das mercadorias: com uma descrição clara, incluindo a natureza dos produtos, a quantidade, o peso, as dimensões e quaisquer características especiais relevantes. Detalhes sobre embalagem e marcação também devem ser incluídos
INCOTERMS: definem as responsabilidades e os riscos relacionados ao transporte e à entrega das mercadorias
Data de embarque desejada: esta é uma das informações mais importantes do booking, visto que permite que a transportadora agende adequadamente o transporte e estime o tempo necessário para a entrega;
Local de origem e destino: no caso de embarques marítimos, é necessário informar o nome do porto de origem e o nome do porto de destino. Além disso, é preciso informar se transbordos estão autorizados
Modo de transporte e detalhes do contêiner: no transporte marítimo, deve-se indicar o tamanho e o tipo de contêiner necessário, além de qualquer requisito especial, como temperatura controlada. Para o transporte aéreo ou terrestre, o modo de transporte específico deve ser especificado;
Documentos formais do processo de exportação: o jogo completo de documentos não é essencial, tão somente a Invoice (Fatura Comercial) e o Packing List (Romaneio de Carga), visto que informações como peso e dimensões da carga são fundamentais
Instruções especiais: se houver instruções ou requisitos especiais para o transporte das mercadorias, como manuseio delicado, armazenamento refrigerado ou condições de segurança, eles devem ser claramente comunicados no booking.

Como solicitar o booking na exportação?

Solicitar de maneira adequada o booking na exportação é importante para que não ocorram erros e interpretações diferentes do que se está sendo planejado. Para isso, é essencial seguir um processo cuidadoso que garanta uma reserva eficiente e sem contratempos, sendo preciso considerar:

Identificar a necessidade de transporte: determine as necessidades de transporte com base no cronograma de produção e nas demandas do mercado. Verifique se há produtos suficientes para preencher um contêiner ou se é necessário consolidar cargas com outros embarcadores
Escolher o modo de transporte: considere as opções disponíveis, como transporte marítimo, aéreo ou terrestre, e selecione o mais adequado às suas necessidades. Considere também fatores como prazo de entrega, custos, tipo de mercadoria e requisitos especiais
Entrar em contato com agentes de carga ou transportadoras: identifique agentes de carga ou transportadoras confiáveis que possam fornecer o serviço de transporte desejado. Entre em contato com eles para solicitar o booking, fornecendo todas as informações relevantes, conforme discutido na seção anterior
Negociar os termos e condições: discuta e acorde os termos e condições do transporte, incluindo taxas, responsabilidades, prazos, seguros e requisitos documentais. Certifique-se de ter uma compreensão clara e mútua dos acordos estabelecidos
Emitir as instruções de embarque: com base nas negociações e nos acordos, prepare as instruções de embarque, que incluem as informações detalhadas sobre as mercadorias, os INCOTERMS, as datas de embarque, as instruções especiais e quaisquer outros requisitos específicos como medidas da carga e capacidade máxima dos veículos de transporte
Acompanhar o status do booking: fique atento ao status do booking e acompanhe as atualizações fornecidas pelo agente de carga ou transportadora. Além disso, certifique-se de estar ciente de qualquer alteração ou problema que possa surgir e esteja preparado para tomar as medidas necessárias para resolvê-los.

Dicas para otimizar o seu processo de booking na exportação

Ao lidar com o processo de booking na exportação, existem algumas dicas que podem ajudar a otimizar o processo, e são muito importantes para garantir uma operação mais eficiente. Por isso, leve sempre em consideração estes detalhes durante a negociação.

Garanta o alinhamento entre os setores envolvidos

O planejamento e o alinhamento entre os diferentes setores da empresa são fundamentais para otimizar e evitar atrasos e erros durante o processo de booking.

Em outras palavras: diversas equipes devem trabalhar de maneira sincronizada e clara. A equipe da fábrica deve fornecer uma estimativa precisa de prontidão da carga, a de expedição deve coordenar a preparação da documentação necessária, a comercial deve fornecer as informações detalhadas sobre as mercadorias, assim como a de logística deve garantir a coordenação com os agentes de carga.

Esteja ciente sobre a estimativa de prontidão da carga

É essencial ter uma compreensão clara da estimativa de prontidão da carga antes de solicitar o booking.

Acompanhe o cronograma de produção, verifique a disponibilidade dos produtos e certifique-se de que a carga esteja pronta para embarque na data desejada.

Por fim, em caso de alterações relacionadas à prontidão da carga, comunique a companhia de transporte internacional imediatamente.

Compreenda os riscos de um deadline perdido

Perder um prazo de entrega pode ter sérias consequências, por exemplo, atrasos na produção, insatisfação do cliente e até mesmo penalidades contratuais.

Compreenda os riscos associados a um deadline perdido e esteja preparado para adotar medidas corretivas. Negociação de um novo prazo com o cliente ou a busca de transporte alternativo para evitar atrasos significativos podem ser boas soluções nesse sentido.

Ao adotar essas dicas, você estará no caminho certo para otimizar o processo de booking na exportação. O planejamento adequado, o alinhamento entre os setores, a compreensão dos prazos e riscos, bem como o uso de ferramentas de gerenciamento, contribuirão para uma operação mais eficiente e livre de problemas.

Gerencie seus embarques de exportação com o LogManager

A solução e em tempo real da Logcomex, o LogManager, está lançando um módulo que fornece visibilidade avançada sobre cada etapa da sua operação de exportação com informações atualizadas em tempo real, desde a etapa aduaneira até a logística internacional

Ao usar a ferramenta, exportadores podem planejar o booking com eficiência e embarcar suas cargas na data programada. Bem como formalizar a reserva do booking junto ao armador, fornecer as principais informações de forma ágil e evitar perdas de prazos para o embarque de suas cargas e se prevenir contra custos extras

Além disso, com ela, você monitora deadlines pré-embarque das suas exportações, acompanha alterações de ETAs e otimizar recursos em suas operações de exportação.

O módulo permite, ainda, que importadores se informem sobre mudanças de prazos através de notificações personalizadas utilizando diversos filtros — como por exemplo VGM, DRAFT e carga. Evitando assim despesas indesejadas com detention, rolagem de carga, booking e demais operações para o novo embarque.

A plataforma será lançada em breve, portanto, acompanhe nossas redes sociais e inscreva-se em nossa newsletter para saber em primeira mão sobre o lançamento.