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Enquanto o Scrum é leve e fácil, o comércio exterior é pesado e complexo. Será que o framework Scrum é capaz de trazer mais leveza para o dia a dia dos profissionais de comércio exterior? 

A eficiência do setor de comércio exterior está diretamente ligada com a qualidade da equipe que gerencia os processos, por isso é importante utilizar o framework SCRUM para o desenvolvimento das principais atividades e projetos em menos tempo,menos custos e mais qualidade. 

O SCRUM busca a entrega produtiva e criativa do produto final, para aplicá-lo é necessário conhecer exatamente o que é o produto final: A SATISFAÇÃO DO CLIENTE. 

No comércio exterior, diversos fatores podem influenciar a satisfação do cliente: a escolha do fornecedor certo, a cotação de frete dentro do esperado, a entrega da carga no destino dentro do prazo, as burocracias resolvidas, a gestão da operação realizada com sucesso, a segurança que o cliente possui em contratar a empresa, o embarque parametrizado em canal verde, os custos logísticos reduzidos, ou a liberação da carga sem atrasos. 

 

Mas como esse FRAMEWORK pode ajudar as equipes de comércio exterior a entregar o produto final da melhor forma?

 

Equipes que utilizam SCRUM atingem o que é chamado “hiperprodutividade” , não apenas a quantidade produzida aumenta, como também a qualidade. O que o SCRUM faz é medir o que está sendo feito e aplicar constantemente melhorias nos processos, com a mentalidade de que sempre há o que ser melhorado dentro do fluxo processual.

Um profissional de comex possui um amplo conhecimento não apenas em trâmites logísticos, mas é multidisciplinar e possui conhecimentos aprofundados sobre o mercado mundial, legislação, geografia, cultura, história, marketing e vendas, estratégias, matemática, estatística e economia. 

O scrum demanda pessoas multidisciplinares, porém de nada serve todos esses conhecimentos se não houver a liberdade para a equipe aplicar nos processos. 

O framework afirma que as equipes devem ter autonomia e que consigam ser autogerenciáveis, para isso, dois fatores são essenciais:

  •  a confiança do líder na equipe e o;
  • senso de responsabilidade da entrega do produto final. 

“Dê às pessoas a liberdade de fazer o que acham melhor e a responsabilidade pelas suas decisões”  – Jeff Sutherland no livro:  Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo

Outro fator que o SCRUM acredita, é a que todos os membros da equipe devem possuir clareza do PROPÓSITO e OBJETIVO. No comércio exterior isso pode ser aplicado, de forma que todos da equipe, mesmo que em diferentes etapas do processos conheçam toda a operação do início ao fim.

 

Erros e aprendizados

Erros não são aceitos no comércio exterior, um erro pode gerar multas, bloqueios, altos custos de armazenagem e ainda a empresa pode ficar indicada na gestão de risco da receita federal por excesso de retificação e nunca mais conseguir sair do tão temido canal vermelho. Porém, o que não foi avisado à Receita Federal é que, infelizmente, humanos são falhos e erram.

Por isso as equipes que utilizam SCRUM, possuem o pensamento que erros geram aprendizados, Eric Ries escritor do livro The Lean StartUp compartilhou em seu livro a seguinte ideia:

 

“Falhe cedo, falhe barato, falhe rápido”

 

 

 

 

Se todos estão propensos a errar, que seja o mais cedo possível, que possa se resolver rapidamente e que não gere altos custos.

Talvez na prática não seja assim, tão glamouroso falar de erros, mas ninguém pode negar que errar e ver as consequências é a melhor forma de aprender e ainda e gera exemplos a toda equipe.

O tempo e o planejamento

Estamos vivendo uma fase no comércio exterior de muitas mudanças, como: CCT, DUIMP, automatizações desde follow ups até portos inteiros, big data, inteligência artificial e outras tecnologias que já estão sendo usadas para facilitar os trâmites de importação e exportação. Essas mudanças acontecem rapidamente, é por isso que as equipes devem ser adeptas a elas e agir de forma ágil para alcançar os objetivos. 

A autonomia da equipe é importante também para o tempo, pois torna a tomada de decisão mais rápida, não há a necessidade de burocracias processuais e o setor consegue tomar uma ação com mais agilidade após o ocorrido, não dependendo de uma estrutura hierárquica. 

Muitas mudanças podem ocorrer em uma operação de transporte internacional, por isso  o SCRUM ajuda a equipe a ter tempestividade, a desenvolver no planejamento a possibilidade de mudança, descoberta e inovação e a preparação para atender as expectativas do seu cliente se algo não esperado acontecer. 

“Primeiro, aprenda as regras e formas. Quando tiver domínio delas, inove. Por fim, em um estado elevado de mestria, descarte as formas e apenas seja.”    Jeff Sutherland no livro:  Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. 

 

As principais características de uma equipe que utiliza o Scrum como forma de trabalho:

 

  • A gerência e supervisão identificam e removem obstáculos para que analistas e assistentes consigam desenvolver suas tarefas;
  • Capacidade de trabalhar em equipe e dividir tarefas;
  • Norte encarnado na organização;
  • Objetivos, metas e sprints se tornam visíveis;
  • Agilidade nas decisões;
  • Melhoria contínua nos processos;
  • Transparência.

 

Como implementar na sua equipe: 

  1. A escolha do PRODUCT OWNER. Essa pessoa terá a visão do produto final, e deverá motivar a equipe a possuir o mesmo propósito. 
  2. Determinar um SCRUM Master. Essa pessoa será responsável por eliminar tudo o que não está dando certo, ou está diminuindo o ritmo da equipe. Ele deve encontrar formas para  maximizar a operação.
  3. A criação e revisão de um backlog. Ou seja, uma lista com tudo o que precisa ser realizado em uma operação. Exemplo de um backlog de uma empresa de agenciamento de carga, em uma operação de importação:


1- Desenvolvimento do cliente;
2- Cotação;
3- Contato com o agente no exterior;
4- Reserva com a companhia de transporte;
5- Coleta da carga na fábrica;
6-Emissão e/ou  conferência das documentações de embarque;
7- Atualização constante ao cliente, através de follow up;
8- Emissão de demais documentos;
9- Despacho e desembaraço aduaneiro;
10- Entrega da carga no destino. 

 

Essa lista é a visão do produto final, é o que deve acontecer para a entrega perfeita do produto final, mas cada item da lista acima pode ser melhorado de alguma forma. Por isso, é necessário a redefinição do backlog para cada etapa, por exemplo:

 

O item 1 está acontecendo da forma que deve acontecer? Qual o grau de dificuldade da tarefa do item 8? A tarefa 7 é visível a toda equipe e ao cliente? Quando a tarefa 7 é realizada todos têm a noção de “feito” ou é preciso ser revisada diversas vezes após a conclusão? .

  1. Criação do sprint. Deve ser definido qual é o principal objetivo, a equipe analisa o backlog e determina as prioridades que devem ser realizadas e com base nisso define o prazo para a conclusão do sprint;
  2. Deixar o trabalho visível. A maneira mais simples de fazer isso é através de dashboards, quadros, flip charts, post its ou através de aplicativos como TRELLO. Um quadro SCRUM pode facilitar muito o dia a dia do comércio exterior, basta criar 3 colunas que devem ser alimentadas sempre: “A fazer” , “ Em andamento” e “Feito”, com o passar do tempo, novas colunas podem ser criadas, como por exemplo “Em teste” ou “Em desenvolvimento”. 
  3. Reunião diária até o prazo determinado do sprint. Todos os dias as perguntas devem ser respondidas “O que você fez ontem para ajudar a equipe a concluir o sprint”, “o que você fará hoje para ajudar a equipe a concluir o sprint?”, “Quais são os obstáculos que esta impedindo a equipe de alcançar a meta do sprint?”
  4.  Revisão. Nessa etapa tudo que foi “Feito” e todas as otimizações devem ser expostas para toda a empresa, inclusive para setores que não estão diretamente ligados com o projeto.
  5. Retrospectiva. Solicitação de feedbacks aos clientes. Também nessa etapa deve ser discutido o que mais a equipe poderia ter feito de melhoria, como foi o desenvolvimento desse sprint, o que pode ser implementado de imediato.
  6. Próximo Sprint! É considerado a experiência passada, para uma velocidade ainda mais rápida na otimização em determinada etapa do processo.

 

 

 

Conteúdo produzido por Kauana Pacheco

Criadora da página de conteúdo de comércio exterior, ComexLand, Kauana tem cinco anos de experiência no comex, é formada em Negócios Internacionais e cursa pós graduação em Big Data & Market Intelligence.

 

Post Author: LogComex