Enquanto o Scrum é leve e fácil, o comércio exterior é pesado e complexo. Será que o framework Scrum é capaz de trazer mais leveza para o dia a dia dos profissionais de comércio exterior?
A eficiência do setor de comércio exterior está diretamente ligada com a qualidade da equipe que gerencia os processos, por isso é importante utilizar o framework Scrum para o desenvolvimento das principais atividades e projetos em menos tempo,menos custos e mais qualidade.
O Scrum busca a entrega produtiva e criativa do produto final, para aplicá-lo é necessário conhecer exatamente o que é o produto final: a satisfação do cliente.
No comércio exterior, diversos fatores podem influenciar a satisfação do cliente: a escolha do fornecedor certo, a cotação de frete dentro do esperado, a entrega da carga no destino dentro do prazo, as burocracias resolvidas, a gestão da operação realizada com sucesso, a segurança que o cliente possui em contratar a empresa, o embarque parametrizado em canal verde, os custos logísticos reduzidos, ou a liberação da carga sem atrasos.
Mas como esse framework pode ajudar as equipes de comércio exterior a entregar o produto final da melhor forma?
Equipes que utilizam Scrum atingem o que é chamado “hiperprodutividade” , não apenas a quantidade produzida aumenta, como também a qualidade.
O que o Scrum faz é medir o que está sendo feito e aplicar constantemente melhorias nos processos, com a mentalidade de que sempre há o que ser melhorado dentro do fluxo processual.
Um profissional de comex possui um amplo conhecimento não apenas em trâmites logísticos, mas é multidisciplinar e possui conhecimentos aprofundados sobre o mercado mundial, legislação, geografia, cultura, história, marketing e vendas, estratégias, matemática, estatística e economia.
O Scrum demanda pessoas multidisciplinares, porém de nada serve todos esses conhecimentos se não houver a liberdade para a equipe aplicar nos processos.
O framework afirma que as equipes devem ter autonomia e que consigam ser autogerenciáveis, para isso, dois fatores são essenciais:
- A confiança do líder na equipe e o
- Senso de responsabilidade da entrega do produto final.
“Dê às pessoas a liberdade de fazer o que acham melhor e a responsabilidade pelas suas decisões”
Jeff Sutherland no livro: Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo
Outro fator que o Scrum acredita, é a que todos os membros da equipe devem possuir clareza do propósito e objetivo.
No comércio exterior isso pode ser aplicado, de forma que todos da equipe, mesmo que em diferentes etapas do processos conheçam toda a operação do início ao fim.
Erros e aprendizados
Erros não são aceitos no comércio exterior, um erro pode gerar multas, bloqueios, altos custos de armazenagem e ainda a empresa pode ficar indicada na gestão de risco da receita federal por excesso de retificação e nunca mais conseguir sair do tão temido canal vermelho.
Porém, o que não foi avisado à Receita Federal é que, infelizmente, humanos são falhos e erram.
Por isso as equipes que utilizam Scrum, possuem o pensamento que erros geram aprendizados. Eric Ries escritor do livro The Lean StartUp compartilhou em seu livro a seguinte ideia:
“Falhe cedo, falhe barato, falhe rápido”
Eric Ries
Se todos estão propensos a errar, que seja o mais cedo possível, que possa se resolver rapidamente e que não gere altos custos.
Talvez na prática não seja assim, tão glamouroso falar de erros, mas ninguém pode negar que errar e ver as consequências é a melhor forma de aprender e ainda e gera exemplos a toda equipe.
O tempo e o planejamento
Estamos vivendo uma fase no comércio exterior de muitas mudanças, como: CCT, DUIMP, automatizações desde follow ups até portos inteiros, big data, inteligência artificial e outras tecnologias que já estão sendo usadas para facilitar os trâmites de importação e exportação.
Essas mudanças acontecem rapidamente, é por isso que as equipes devem ser adeptas a elas e agir de forma ágil para alcançar os objetivos.
A autonomia da equipe é importante também para o tempo, pois torna a tomada de decisão mais rápida, não há a necessidade de burocracias processuais e o setor consegue tomar uma ação com mais agilidade após o ocorrido, não dependendo de uma estrutura hierárquica.
Muitas mudanças podem ocorrer em uma operação de transporte internacional, por isso o Scrum ajuda a equipe a ter tempestividade, a desenvolver no planejamento a possibilidade de mudança, descoberta e inovação e a preparação para atender as expectativas do seu cliente se algo não esperado acontecer.
“Primeiro, aprenda as regras e formas. Quando tiver domínio delas, inove. Por fim, em um estado elevado de mestria, descarte as formas e apenas seja.”
Jeff Sutherland no livro: Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo.
As principais características de uma equipe que utiliza o Scrum como forma de trabalho:
- A gerência e supervisão identificam e removem obstáculos para que analistas e assistentes consigam desenvolver suas tarefas
- Capacidade de trabalhar em equipe e dividir tarefas
- Norte encarnado na organização
- Objetivos, metas e sprints se tornam visíveis
- Agilidade nas decisões
- Melhoria contínua nos processos
- Transparência.
Como implementar na sua equipe:
- A escolha do product owner. Essa pessoa terá a visão do produto final, e deverá motivar a equipe a possuir o mesmo propósito
- Determinar um SCRUM Master. Essa pessoa será responsável por eliminar tudo o que não está dando certo, ou está diminuindo o ritmo da equipe. Ele deve encontrar formas para maximizar a operação
- A criação e revisão de um backlog. Ou seja, uma lista com tudo o que precisa ser realizado em uma operação. Exemplo de um backlog de uma empresa de agenciamento de carga, em uma operação de importação:
1- Desenvolvimento do cliente
2- Cotação
3- Contato com o agente no exterior
4- Reserva com a companhia de transporte
5- Coleta da carga na fábrica
6-Emissão e/ou conferência das documentações de embarque
7- Atualização constante ao cliente, através de follow up
8- Emissão de demais documentos
9- Despacho e desembaraço aduaneiro
10- Entrega da carga no destino.
Essa lista é a visão do produto final, é o que deve acontecer para a entrega perfeita do produto final, mas cada item da lista acima pode ser melhorado de alguma forma. Por isso, é necessário a redefinição do backlog para cada etapa, por exemplo:
O item 1 está acontecendo da forma que deve acontecer? Qual o grau de dificuldade da tarefa do item 8? A tarefa 7 é visível a toda equipe e ao cliente? Quando a tarefa 7 é realizada todos têm a noção de “feito” ou é preciso ser revisada diversas vezes após a conclusão? .
- Criação do sprint. Deve ser definido qual é o principal objetivo, a equipe analisa o backlog e determina as prioridades que devem ser realizadas e com base nisso define o prazo para a conclusão do sprint
- Deixar o trabalho visível. A maneira mais simples de fazer isso é através de dashboards, quadros, flip charts, post its ou através de aplicativos como Trello. Um quadro Scrum pode facilitar muito o dia a dia do comércio exterior, basta criar 3 colunas que devem ser alimentadas sempre: “A fazer” , “ Em andamento” e “Feito”, com o passar do tempo, novas colunas podem ser criadas, como por exemplo “Em teste” ou “Em desenvolvimento”.
- Reunião diária até o prazo determinado do sprint. Todos os dias as perguntas devem ser respondidas “O que você fez ontem para ajudar a equipe a concluir o sprint”, “o que você fará hoje para ajudar a equipe a concluir o sprint?”, “Quais são os obstáculos que esta impedindo a equipe de alcançar a meta do sprint?”
- Revisão. Nessa etapa tudo que foi “Feito” e todas as otimizações devem ser expostas para toda a empresa, inclusive para setores que não estão diretamente ligados com o projeto.
- Retrospectiva. Solicitação de feedbacks aos clientes. Também nessa etapa deve ser discutido o que mais a equipe poderia ter feito de melhoria, como foi o desenvolvimento desse sprint, o que pode ser implementado de imediato.
- Próximo Sprint! É considerado a experiência passada, para uma velocidade ainda mais rápida na otimização em determinada etapa do processo.
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