Planilha de Follow-Up de embarque: por que é importante?

Planilha de Follow-Up de embarque: por que é importante?

Uma planilha de Follow-Up bem preenchida, com informações que realmente fazem a diferença para ajudar nas rápidas tomadas de decisão do dia a dia, pode agilizar e muito a comunicação nos processos de Comércio Exterior.

Quando algum cliente questiona sobre o andamento de determinada importação, se houver um volume considerável de processos, fica inviável memorizar o status de cada um. Com o Follow-Up atualizado a informação está na mão.

Por isso, neste artigo o objetivo é mostrar a você como o FUP pode ser um parceiro para todas as horas! Vamos lá?

Monitoramento de embarques: por que é tão importante?

Não é segredo para ninguém que atua no Comércio Exterior que este é volátil e, até muitas vezes, incerto. Uma carga que embarcou com transit time de 38 dias pode acabar chegando aqui no Brasil (dependendo do destino) nos 40 ou 42 dias de viagem, por exemplo.

Ou, um embarque que foi nacionalizado em um dia e espera pela parametrização na sequência, não foi desembaraçado pois o sistema da RFB (Receita Federal do Brasil) não funcionou como deveria.

Por este, assim como vários outros motivos, a planilha de Follow-Up é extremamente importante: ela registra cada etapa do processo de monitoramento da importação, esteja ele correndo dentro do esperado ou com anormalidades (desde as mais comuns do cotidiano do Comex até as extraordinárias e inimagináveis).

Como funciona uma planilha de Follow-Up?

A premissa é simples e prática.

Antes de tudo, começando do óbvio, no topo de cada planilha de Follow-Up há campos informativos indicando o que cada coluna diz sobre os processos, de modo que pode ser aplicado um filtro para facilitar a busca pelas informações.

Em cada linha, por sua vez, estão as informações sobre cada processo, bem como todos os aspectos que o envolvem.

Ainda há a possibilidade de separar por abas, pelo status do processo, ou ainda criar uma coluna para isso e filtrar aqueles que estão aguardando embarque, o que está embarcado e o que está registrado, por exemplo.

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Quais etapas são possíveis acompanhar com um bom modelo de Planilha de Follow-Up?

Praticamente todas as etapas do processo podem ser consideradas, mas isso não significa que todas devem estar na planilha de Follow-Up, uma vez que isso pode torná-la extensa e de difícil manuseio.

Abaixo deixamos uma lista do que consideramos conveniente acompanhar em um FUP, no processo de importação:

  • Aguardando prontidão da carga;
  • Carga pronta / Aguardando booking;
  • Booking OK / Aguardando embarque e documentos;
  • Embarque realizado / Aguardando chegada;
  • Aguardando documentos originais e chegada;
  • Documentos originais OK / Aguardando chegada;
  • Navio em fase de atracação;
  • Navio desatracado / Presença de carga OK; ou
    • Navio desatracado / Aguardando remoção;
  • Presença de carga confirmada / MAPA (Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento) em análise/liberado; ou
    • Presença de carga confirmada / Vistoria MAPA para o dia DD/MM;
  • Aguardando depósito do numerário para o registro da DI (Declaração de Importação);
  • DI registrada / Aguardando parametrização;
  • DI desembaraçada (canal verde) / Aguardando retirada da retenção do BL (Bill of Lading);
  • Processo liberado para carregamento / Aguardando programação;
  • Carregamento programado para DD/MM / Aguardando NF (Nota Fiscal);
  • NF emitida / Aguardando fechamento; e
  • Processo fechado.

Emissão de LI (Licença de Importação), canais diferentes de verde, transbordos e baldeações, possíveis atrasos etc também podem ser incluídas no fluxo do processo, deixando-o mais transparente possível, tanto para o cliente quanto internamente.

Benefícios em utilizar uma planilha de Follow-Up

Ter um cliente bem informado já é meio caminho andado para que ele esteja satisfeito com os serviços prestados por sua empresa, especialmente no início da importação, na etapa do monitoramento de embarque.

O despachante aduaneiro, caso seja terceirizado, segue em uma via de mão dupla: ele tanto informa, tanto quanto é informado sobre as etapas e as conjunturas dos processos.

Internamente, o time todo fica sabendo o que está acontecendo na operação, sem precisar interromper o colega do lado no meio de uma ligação, por exemplo. Ou ainda, se determinado colaborador estiver indisponível, outro poderá auxiliar quem precisar, pois a planilha de Follow-Up estará atualizada.

Leia mais: Os 3 passos para resolver entraves nas rotinas de comércio exterior.

As informações de referências do processo também são bem-vindas, uma vez que a sua empresa trabalha com uma, o cliente com outra, o despachante (se for terceirizado) tem a dele, assim como o agente de cargas e a transportadora.

Isso sem contar com a possibilidade de rápidas tomadas de decisão, em conjunto com o cliente, quando um embarque foge do padrão e precisa de intervenção para que volte ao fluxo normal.

Tomando como padrão um processo marítimo de importação, temos alguns exemplos, logo abaixo, de informações que beneficiam a agilidade no processo:

Carga pronta

Quando o processo é aberto, é necessário saber se a carga está pronta ou aguardando finalizar a prontidão. Isso auxilia na contratação do frete, na busca pelo booking e na emissão de documentos.

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LI emitida/deferida

Caso a mercadoria tenha LI pré-embarque, é o momento de fazê-la e enviá-la ao Órgão Anuente responsável por sua análise e deferimento. Se atrasar e a informação estiver no FUP, ações como entrar em contato com o Anuente podem auxiliar na resolução do problema.

Booking confirmado

Booking confirmado, além da reserva de embarque, significa também análise de documentos, tanto do BL, quanto da Invoice e Packing List, por exemplo.

É o momento de fazer as correções necessárias de acordo com a legislação brasileira (Art. 557 do Regulamento Aduaneiro) e de acordo com o embarque, conforme o prazo (também conhecido como deadline). O FUP lhe ajuda a lembrar dessa data-corte.

Embarque confirmado

Com o embarque confirmado, é muito provável que os documentos já estejam OK, o numerário de nacionalização pode então ser emitido para que o cliente se programe com antecedência, incluindo o valor do primeiro numerário enviado, no próprio FUP (na nacionalização ele deve ser atualizado para o dia do registro da DI).

Chegada

Na chegada, o cliente pode ser informado quando o navio está prestes a atracar, quando ele está atracado e quando ele sai do porto.

A presença de carga e a análise do requerimento da madeira (MAPA) também auxiliam nessa parte, para saber quando a carga estará, de fato, disponível para registro.

Nacionalização

Aqui vai a informação de que a carga foi registrada, qual foi sua parametrização assim como suas variações. Em caso de canal diferente de verde, as informações de vistoria e exigências fiscais são incluídas.

Também deve ser informado sobre a retenção de frete do BL, por parte do armador (e por intermédio de um agente de cargas, muitas vezes). A visualização nessa parte pode auxiliar caso o agente/armador esteja demorando para liberar, por exemplo, permitindo que uma ação seja tomada para resolver isso.

Carregamento e NF

Então aqui nesta etapa, informações sobre a programação de carregamento no porto, se há grade disponível, os dados da transportadora e a disponibilização do cliente em receber a mercadoria são altamente relevantes.

A NF aqui também é comunicada, informando se foi emitida, se já está em posse da transportadora, etc.

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Ela compreende as informações do processo do início ao fim, com informações completas que lhe auxiliarão nas rotinas do seu dia a dia. Confira:

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