Inegavelmente, despachantes aduaneiros são fundamentais para as operações de comércio exterior. Carregam um conhecimento imensurável das informações técnicas necessárias para que os processos aduaneiros aconteçam como devem acontecer — sem surpresas. Mas, exatamente por isso, sua rotina de trabalho chega a ser insana.
Mergulhados em um mar de informações geradas todos os dias e dentro de um mercado ultracompetitivo, os despachantes enfrentam de fato um grande desafio: se destacar e satisfazer o cliente.
Nesse sentido, uma empresa carioca especializada em desembaraço aduaneiro entendeu a importância de manter o cliente por dentro de todas as etapas do processo de maneira eficiente e organizada.
Mas, como? A FoxBroker compreendeu que fazer apenas o feijão com arroz não é suficiente e chegou à conclusão de que a tecnologia é o melhor caminho para se sobressair no mercado.
Neste estudo de caso, vamos contar como eles conseguiram reduzir drasticamente o tempo direcionado para tarefas manuais, deixar os clientes satisfeitos e aumentar a produtividade automatizando seu follow-up. Confira:
Como a FoxBroker tranquilizou os clientes sobre o andamento dos processos aduaneiros
Realizar um follow-up eficaz e ágil dos processos aduaneiros pode ser ainda mais difícil quando é preciso responder e-mails e mensagens de WhatsApp dos clientes praticamente o dia inteiro.
Haja organização e paciência, não é?
André Bezerra, proprietário da FoxBroker, atua com o desembaraço aduaneiro há mais de 15 anos. E, desde o início, enxergava a tecnologia como um caminho natural.
“Sempre fui o chato que queria automatizar tudo”, conta.
Por isso, quando abriu seu próprio negócio, o André procurou incorporar essa visão nos processos da FoxBroker. Foi com essa mentalidade que decidiu ir atrás de soluções tecnológicas para facilitar o dia a dia das operações.
Porém, antes de encontrar uma ferramenta que atendesse seu processo de uma maneira mais eficaz, a rotina era complicada. Tinha que conviver com uma infinidade de e-mails com dúvidas dos clientes e mensagens chegando no celular a cada instante.
“Eu entregava uma planilha com as atualizações dos processos aduaneiros para o cliente no final do dia, mas mesmo assim, recebia vários e-mails e mensagens no WhatsApp de 5 em 5 minutos”, comenta.
Com o LogTracking, da Logcomex, André conta que não enfrenta mais esse problema.
“É praticamente tudo via sistema. Eu consigo ter uma noção do processo com antecedência porque o embarque já é logado automaticamente e eu fico sabendo de tudo muito antes”
André Bezerra, proprietário da FoxBroker.
Além de ser uma mudança que facilitou bastante a vida do despachante, os clientes também ficaram mais tranquilos, pois são bem informados sobre cada etapa do processo.
“O cliente também fica sabendo de tudo com antecedência, sendo que antes ele não tinha essa visibilidade. Depois que eu contratei a Logcomex, fui largando a minha planilha de follow-up e agora os clientes não me chamam mais. Melhorou muito a vida do cliente também”, observa.
Processos 90% mais rápidos: mais tempo para o que realmente importa
Ter a caixa de entrada lotada é apenas uma das características da rotina no trabalho do despachante aduaneiro.
- É preciso ter tempo para estudar legislações
- Lidar com o Siscarga fora do ar
- Visitar diversos sites de armadores
- Atualizar o Ibroker
- Fazer as LIs de vários embarques enviados em cima da hora que estão com a carga já para chegar…
Antes de ser um cliente Logcomex, André Bezerra procurava uma maneira de diminuir a quantidade de passos e conferências necessárias para direcionar seu tempo para outras atividades importantes para a FoxBroker.
“A tecnologia é muito bem-vinda para mim porque o tempo é tudo. Antes eu tinha que fazer uns 10 passos para emitir uma nota. Agora, faço isso com apenas um. Esse ganho de tempo é muito importante, porque eu posso me dedicar para estudar uma legislação, por exemplo, treinar um novo funcionário, visitar um cliente…”, comenta André.
O proprietário da FoxBroker ainda reforça a importância da gestão de tempo quando o assunto é desembaraço aduaneiro.
Para ele, ter uma plataforma que concentra todas as informações do follow-up eliminando a necessidade de consultar diversas fontes é um grande benefício.
“Hoje meu processo está 90% mais rápido. Antes, era tudo manual! E, para o despachante, o tempo é muito importante. Perder um prazo pode significar pagar mais caro. Uma ferramenta como o LogTracking, que centraliza todas as informações em um só lugar, ajuda os despachantes na economia do tempo”, conta André.
Como fidelizar o cliente? Mais credibilidade nas informações e facilidade para visualizar o processo aduaneiro
Para Bezerra, outra vantagem de ter contratado o LogTracking é a acuracidade das informações e a maneira com a qual elas são apresentadas para o cliente.
“A plataforma não ajuda só no ganho de tempo, mas também na credibilidade das informações que você vai entregar para o cliente”, declara.
Além disso, o proprietário da FoxBroker conta que a visualização das informações na ferramenta é outro ponto forte do LogTracking.
Segundo ele:
“O cliente fica impressionado também com o layout”. É possível personalizar a plataforma para que ela tenha a cara do seu negócio — como incluir a logomarca da sua empresa, por exemplo.
A rapidez da atualização das informações é outro recurso que encanta. De acordo com o cliente da Logcomex, antes de contratar o LogTracking ele recebia embarques em cima da hora e tinha pouco tempo hábil para trabalhar.
“Antes eu ficava cego, não tinha como saber o que estava acontecendo. De repente, quando faltavam 5 dias para chegar a carga, me mandavam 10 embarques e pediam para fazer as LIs correndo. Agora, às vezes sou eu que cobro o cliente: estou vendo aqui no sistema que tem três embarques de vocês. Não tem LI para fazer?’”
André Bezerra, despachante aduaneiro
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Ter que pagar demurrage, multas e mais tempo de armazenagem afeta sua imagem para os seus clientes. E, para evitar essas dores de cabeça, um follow-up automatizado é muito importante.
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