No comércio internacional (importação ou exportação), quando um vendedor encontra um comprador (ou vice-versa) e ambos acordam juntos sobre um processo de compra e venda, o primeiro documento recebido em consequência desse acordo é a Fatura Proforma ou Proforma Invoice. Mas o que ela é? Isso é o que abordaremos neste post.
Neste artigo, você irá conferir:
O que é a Proforma Invoice?
A Proforma Invoice é o documento que registra os dados importantes sobre vendedor, comprador e o que está sendo transacionado, como:
- Valores;
- Quantidades;
- Especificações;
- NCM/HS Code (Nomenclatura Comum do Mercosul/Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias);
- Condição de entrega (Incoterms);
- Condição de pagamento;
- Tempo de entrega;
- Por quanto tempo essa condição estará válida.
Para que serve a Proforma Invoice?
Em suma, uma Proforma Invoice é a escrituração de um acordo comercial, uma prévia da boa-fé do vendedor e do comprador, com o motivo pelo qual se comprometeram e que mostra a disposição de ambas as partes em cumpri-lo.
É importante que, considerando a evolução do processo, um contrato formal de compra e venda seja firmado entre vendedor e comprador. Este deve considerar tudo o que foi acordado e as premissas de reajuste financeiro, se houver, multas e penalidades e formas de resolução do contrato para ambas as partes.
A importância da Fatura Proforma
Nem vendedor e nem comprador querem ter seu tempo, esforço e recursos financeiros utilizados em propaganda e em buscas desperdiçados para não concretizarem negócios. Por isso, é fundamental ter um documento reconhecido por ambas as partes que trate com detalhes sobre a intenção do acordo comercial a ser realizado.
Isso traz segurança para a venda e para compra, assim como é um registro oficial que pode evitar uma disputa litigiosa desnecessária nos casos em que alguma das partes atue de má-fé.
Quando usar a Proforma Invoice?
Deve-se usar nos processos de compra e venda internacionais, nos quais o impacto dos valores ou da complexidade da operação é grande, principalmente, em uma transação na qual vendedor e comprador não se conhecem.
Ter um documento que registra, além de todos os dados quantitativos, as intenções do vendedor em vender e do comprador em comprar é essencial para ordenar a transação e oferecer garantias para ambas as partes.
Quem é o responsável pela emissão da Proforma Invoice?
O responsável é o vendedor, no entanto, também pode ser nomeado um moderador, desde que previamente acordado entre as partes. Esse moderador será responsável pela elaboração justa e imparcial da Proforma Invoice, contudo, isso não é comum.
Grande parte dos dados utilizados para emitir a Proforma Invoice são de conhecimento do vendedor, pois frequentemente ele elabora o documento e envia ao comprador. Este, por sua vez, certamente revisará e aprovará tudo, devolvendo então uma via assinada por ele ao vendedor.
O que precisa constar na Proforma Invoice?
Não há uma regra universal e/ou internacional que especifique o que uma Proforma Invoice deve considerar.
Porém, além das informações de identificação do vendedor, do comprador, do que será transacionado, das condições comerciais para que essa transação se consolide, é possível e aconselhável inserir referências específicas ao negócio para aumentar a garantia e segurança para as partes. Por exemplo: qual companhia realizará a entrega ou a identificação de um técnico que irá instalar o equipamento.
Como emitir a Proforma?
Tão logo tenha um negócio pré-acordado, a emissão da Proforma Invoice será necessária para registrar as intenções e a operação.
Afinal, como emitir uma Fatura Proforma? Para emitir uma Fatura Proforma, você precisa considerar a sua identificação correta, a do comprador, os dados da condição comercial mutuamente acordada e sobre o material e quantidades, valores. Recomenda-se usar um papel timbrado de sua empresa, com informações e campos bem descritos a fim de evitar dúvidas ou questionamentos desnecessários.
É um documento simples, usualmente emitido no formato PDF pelo vendedor.
Dessa forma, você como vendedor pode sugerir uma prévia ou combinar com o comprador quais dados, além dos de identificação e os referentes ao que está sendo vendido, são importantes e devem constar no documento.
Feito isso, selecione um papel timbrado de sua empresa, organize os dados, assine, envie diretamente ao comprador e solicite que ele aprove e assine este documento e devolva uma via assinada.
É fundamental ter tudo devidamente registrado e ter as intenções formalizadas pelas pessoas que possuem poderes, seja como vendedor ou como comprador, para representarem as empresas dispostas a fazerem negócios entre si.
Com todas as partes em consenso, em seguida você deverá providenciar sua Commercial Invoice. Esta é, resumidamente, sua nota fiscal de venda e deverá ser baseada nas informações e nos dados previamente acordados na Proforma Invoice.
Vamos ver qual é a diferença entre um documento e outro.
Qual a diferença entre Proforma e Commercial Invoice?
Uma tem caráter informativo, na qual consta a identificação de vendedor e comprador, o que está sendo transacionado, os valores e prazos e as premissas prévia e mutuamente acordadas para a efetivação da operação.
Enquanto a outra tem, com base na primeira, caráter de obrigação dos compromissos de venda e de compra ora assumidos. É reconhecida como formalização de uma transação comercial perante as cortes de cada país, onde há leis específicas que regem cada operação conforme seu propósito.
O primeiro documento é a Proforma Invoice, que é informativa, registra as intenções, mas sem criar obrigações para as partes. Já o segundo é a Commercial Invoice, que traz a obrigatoriedade das responsabilidades assumidas baseadas na Proforma Invoice. Eles impõem para ambas as partes direitos e deveres, anteriormente acordados, que deverão ser fielmente cumpridos.
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