Provavelmente você já ouviu falar no Comex 4.0. O conceito trata da evolução tecnológica do setor, com processos inteligentes e uso de automação como forma de ter processos inteligentes em portos e terminais. Neste artigo você vai saber como utilizar a tecnologia para obter mais vantagem competitiva no seu negócio!
O que é eficácia operacional no comércio exterior?
Antes de mais nada, precisamos eliminar uma confusão muito comum entre os termos “eficácia” e “eficiência”. Afinal, os dois termos não são sinônimos e precisam ser plenamente compreendidos para podermos entender como ter processos inteligentes em portos e terminais.
Eficácia e eficiência
Um dos princípios básicos da administração é a eficiência. Seu nome é apenas parecido com “eficácia”, mas essas palavras possuem significados bem diferentes. Peter Drucker, pai da administração, definiu esses conceitos assim:
* Eficiência: fazer certo as coisas
* Eficácia: fazer as coisas certas.
O jogo de palavras pode confundir, então vamos trazer esse conceito ao mundo do comex para ilustrar:
Imagine que sua equipe operacional possui milhares de documentos de diferentes players do comércio exterior para registrar.
Dessa forma, quanto maior o volume de processos, mais profissionais sua empresa contrata para realizar o registro: eficiência.
Com o passar do tempo, a empresa percebe alguns erros, como perda de prazo, falta de atenção e falhas na comunicação interna.
Por isso, decide automatizar o processo com um software para evitar futuros prejuízos: eficácia. Entendendo esses dois conceitos é possível notar que, para ter eficácia em uma etapa de um processo, o tomador de decisão deve realizar análises e planejamentos estratégicos, fazendo as coisas certas (eficácia) com a maior eficiência possível.
Como ter processos inteligentes em portos e terminais pode trazer vantagem competitiva?
A eficácia operacional ocorre quando a empresa desenvolve e aplica estratégias que a torna diferente de seus concorrentes.
Seja otimizando o tempo, entregando um atendimento de excelência ou implementando uma tecnologia inovadora.
O que diferencia você de seus concorrentes?
Se diferenciar no comércio exterior é complexo e a competitividade na área parece só aumentar. Por esse motivo é importante ter processos inteligentes em portos e terminais.
Além de entregar vantagens reais e soluções inovadoras para os players da cadeia para, assim, torná-los leais à sua empresa.
Na venda de serviços, a meta é transformar o intangível em tangível e, muitas vezes, entregar isso a um cliente em potencial pode ser um desafio.
Uma dica simples é que a empresa — envolvendo todos seus colaboradores e fornecedores — entendam muito bem as vantagens que são capazes de entregar. Dessa forma, toda a equipe poderá se comunicar melhor e de forma integrada.
Atualmente, existem 3 fatores essenciais que fazem com que um tomador de decisão opte por escolher fechar negócio novamente com uma empresa de comércio exterior. São eles:
1 – Velocidade
Quantas vezes você já viu um processo atrasado ou até mesmo parado por erros burocráticos? Acredito que muitas.
A velocidade é uma característica que está sendo cada vez mais demandada nesse mundo globalizado e conectado em que vivemos.
E, para aumentar a velocidade é justamente um dos benefícios de ter processos inteligentes em portos e terminais.
2 – Atendimento personalizado
Para cada operação existe um procedimento que deve ser respeitado: uma peculiaridade, um pedido especial do cliente.
Neste sentido, ter processos inteligentes em portos e terminais, além de customizar o atendimento para cada cliente, pode aumentar a fidelidade dos compradores.
Ignorar isso, além de prejuízos, pode trazer desgaste comercial para a relação entre cliente e fornecedor.
3 – Soluções para possíveis riscos
Nunca se testemunhou tantos acidentes portuários como atualmente. A grande demanda e o tempo escasso vem fazendo com que toda a cadeia logística trabalhe sempre com um senso de urgência. O que eleva a probabilidade de acidentes.
Alguns exemplos mais recentes foram o Canal de Suez, o navio CAP SAN ANTONIO entre Santos e Guarujá, entre outros.
Sabemos que quando se trata de fenômenos naturais, não podemos simplesmente apontar um responsável pelos prejuízos.
Porém, o que pode ser feito, sempre, é ter um planejamento para mitigar riscos. O que é possível quando se têm processos inteligentes em portos e terminais.
Leia mais: Bloqueio no Canal do Suez congestiona o comércio exterior
Analisando os 3 fatores apresentados, quais deles você pode afirmar que sua empresa está 100% preparada para ofertar?
Para conseguir entregar esse trio de vantagens com excelência, é necessário ter processos inteligentes em portos e terminais.
Vamos entender, então, como funcionam os processos inteligentes e como eles trazem eficácia operacional e diferentes vantagens às operações da área?
Processos inteligentes e automação
No comércio exterior, existem muitas atividades extremamente repetitivas. Elas acabam sobrecarregando funcionários que, se não tivessem que executá-las, poderiam exercer outras atividades — e essas sim, resultariam em mais clientes e mais capital para a empresa.
É importante entender que a automação não é mais um conceito futurístico: já é possível automatizar e até eliminar atividades repetitivas.
Diante da grande velocidade de informações atualmente no comex, não há mais espaço para responder o cliente com um “vamos verificar”.
A informação deve estar sempre ao alcance e de maneira imediata e, para isso, é preciso ter processos inteligentes em portos e terminais.
Leia mais: Indústria e Comex 4.0: o que é e como realizar?
Por que e como ter processos inteligentes em portos e terminais?
Ter processos inteligentes em portos e terminais é possível ao contar com ferramentas avançadas, que auxiliem de diferentes formas. Principalmente automatizando atividades que antes eram realizadas manualmente.
Outro fator importante é implementar uma cultura digital na empresa, treinando os colaboradores e educando os clientes.
Os benefícios de usar processos inteligentes de automação são:
- Otimização do tempo
- Redução de custos
- Diminuição de retificações causadas por erros nos processos
- Menos perda de prazos/omissão
- Melhor organização de dados e informações
- Aplicação inteligente dos recursos da empresa
- Maior controle de dados.
O que é API?
Para ter processos inteligentes em portos e terminais, é necessário o uso de APIs.
Do Inglês “Application Programming Interface”, a sigla significa “Interface de Programação de Aplicações”. Ou seja, aplicativos capazes de se comunicar com outros softwares.
Você utiliza APIs todos os dias e talvez nem saiba. Isso porque eles estão presentes na maioria dos aplicativos.
Quando você compartilha uma música do Spotify no Instagram, quando agenda postagens através de um gerenciador, quando vê sua lista de contatos no WhatsApp. Até mesmo quando abre o Google Maps ao clicar em um endereço.
APIs são seguros, pois os dados são criptografados e é possível bloquear o acesso e permissões de dados de terceiros.
Entrevista com especialista
Através de APIs desenvolvidas pelo time da Logcomex, já é possível utilizar serviços de automação.
Seja em processos de averbação, controle de DTA (Declaração de Trânsito Aduaneiro) ou até desconsolidação e captação de carga.
Para entender melhor quais tecnologias envolvem estes processos inteligentes, entrevistamos Leandro Aires de Oliveira. Ele é Customer Success & Customer Support Coordinator Logcomex.
Confira a entrevista na íntegra a seguir:
1) Quais são os serviços que já podem ser automatizados? Você acredita que essa seja uma revolução para o setor?
Atualmente, todo e qualquer serviço que:
- Seja feito repetidamente
- Possua ampla gama e volume de informações ou
- Leve tempo para ser realizado manualmente
pode ser automatizado!
E isso não se restringe apenas aos processos de portos e terminais. Quaisquer atividades que seguem o mesmo processo e mesmo padrão também podem ser automatizadas.
Dentro do comércio exterior, é possível automatizar grande parte das rotinas de consulta e envio de informações para Receita Federal ou órgãos públicos envolvidos nos processos de importação e exportação.
Por isso, sim, eu acredito que essa possa ser uma revolução para o comex!
Nós já percebemos as mudanças em nossas vidas em geral, como a utilização de aplicativos de banco, por exemplo.
Porém, as rotinas aduaneiras estão caminhando a passos lentos rumo à tecnologia e não acompanharam o mesmo grau de evolução dos demais setores.
Pouco tempo atrás (4 ou 5 anos), todas as atividades burocráticas ainda eram realizadas manualmente.
O que exigia a interação de muitas pessoas, diferentes sites, portais e planilhas — além de muito papel — para realizar uma simples consulta.
Hoje, muitas empresas adotam rotinas automatizadas para facilitar o dia a dia dos colaboradores e ganhar escalabilidade nos processos.
Dessa forma, é possível alocar o profissional que faz tarefas quantitativas para fazer atividades qualitativas. Entregando assim uma experiência superior aos clientes e reduzindo custos e erros manuais.
Por essas vantagens, acredito que essa é uma revolução!
2) Cada um dos módulos representa uma etapa do processo, pode nos explicar melhor como isso funciona?
Desde a captação de clientes até o operacional é possível automatizar as rotinas.
Dentro da Logcomex possuímos módulos que representam cada etapa do processo de automatização para um terminal que pode ser realizado em segundos ou minutos:
Captação de dados da carga:
Dentro da rotina de uma operação de comex, a captação de carga é o primeiro passo. O que significa obter os dados das cargas que chegaram no terminal.
E, com esses dados, é possível abordar esses leads para oferecer serviços personalizados e preços diferenciados. Visando, com isso, entregar a solução completa e transformar o lead em cliente.
Desconsolidação/desdobro
Na etapa de desconsolidação ou desdobro, é importante ter dados e informações sobre as peculiaridades de todas as cargas que irão descarregar no terminal.
A inteligência operacional é muito importante nessa fase. Portanto, quanto mais dados da carga são inseridos nos sistemas internos, melhor se dá o planejamento.
Por exemplo, para destinar a carga no pátio para o local mais adequado ou segregar mercadorias perigosas em diferentes blocos.
Controle de DTA e Averbação
Os dados já são automaticamente imputados nos sistemas da Receita Federal em caso de Trânsito Aduaneiro ou nacionalização no próprio porto de descarga.
Para cada etapa, existem automações que captam essas informações e realizam consultas. Com isso controlando melhor cada um dos documentos que possam estar associados ao contêiner.
3) Com o que o empresário precisa se preocupar ao automatizar seus processos?
Se a empresa que está fornecendo o serviço tiver o objetivo de ajudar em todas as etapas, o empresário não precisa ter preocupações.
A Logcomex está ao lado dos clientes ao longo de todo o processo de acordo com as suas demandas.
Para tanto, disponibiliza todas as automações — que podem ser implantadas em seu sistema internamente ou com o auxílio da Logcomex.
4) Quais são os benefícios?
Reduzir o número de pessoas executando tarefas repetitivas e, dessa forma, alocá-las em atividades de maior valor dentro da empresa é uma das vantagens.
Afinal, estas atividades de maior valor agregado geram maiores desafios e aprendizados para os profissionais e mais lucro para empresa.
O empresário também pode notar uma drástica redução de custos. Afinal, a tecnologia de automação é muito barata se comparada à contratação de novos profissionais.
Com processos mais inteligentes em portos e terminais, a empresa ganha escalabilidade.
Tarefas que levavam dias para serem realizadas são agora realizadas em segundos — mesmo considerando um grande volume de informações.
E, além disso, também se ganha ao evitar erros. Sabemos que erros geram grandes prejuízos no comércio exterior.
Um número errado, trocado ou omitido — por exemplo — pode gerar multas, custos adicionais e atrasos.
Mas, com processos automatizados isso não acontece e a segurança de dados para a empresa e seu cliente é muito maior.
Isso porque não existem chances de enviar uma informação para o destinatário errado.
A automatização coleta a informação de forma pura, exatamente como ela é, a envia para o local onde ela deve pertencer. Também recebe o feedback necessário dos portais da Receita Federal.
Leia mais: Por que investir em automação no comércio exterior?
Como a Logcomex ajuda portos e terminais a ter processos mais inteligentes?
Até agora você viu a importância de ter processos inteligentes em portos e terminais. Tudo isso para garantir a eficiência das operações, reduzir custos e ampliar a capacidade de movimentação de cargas.
Com a automação da Logcomex, você e o seu time otimizam as operações, ganham agilidade e colocam o cliente sempre no centro do negócio.
Além de obter destaque no mercado global — que é ultracompetitivo.
Desta forma, você passa a investir tempo no que realmente importa: a estratégia da sua operação.
A solução da Logcomex, permite, além de todos os benefícios já citados, a facilidade de centralizar todas as informações sobre a carga em um único lugar.
Além de buscar e trazer — de forma automática — os dados consolidados nos sistemas das aduanas e dos órgãos anuentes.
Desenvolvida com tecnologia de ponta, a automação da Logcomex utiliza APIs de forma simples e ágil para realizar as integrações entre sistemas dos terminais portuários e da Receita Federal.
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