Como ter processos inteligentes em portos e terminais?

Como ter processos inteligentes em portos e terminais?

Provavelmente você já ouviu falar no Comex 4.0. O conceito diz respeito à evolução tecnológica do setor, com processos inteligentes e uso de automação para interligar todas as etapas das cadeias logísticas. 

Neste artigo você vai saber como utilizar a tecnologia para obter mais vantagem competitiva no seu negócio! 

O que é eficácia operacional no comércio exterior?

Eficácia e eficiência

Um dos princípios básicos da administração é a eficiência. Seu nome é apenas parecido com “eficácia”, mas essas palavras possuem significados bem diferentes. Peter Drucker, pai da administração, definiu esses conceitos assim:

  • Eficiência: fazer certo as coisas.
  • Eficácia: fazer as coisas certas. 

O jogo de palavras pode confundir, então vamos trazer esse conceito ao mundo do comex para ilustrar:

Imagine que sua equipe operacional possua milhares de documentos de diferentes players do comércio exterior para registrar. 

Dessa forma, quanto maior o volume de processos, mais profissionais sua empresa contrata para realizar o registro: eficiência. 

Com o passar do tempo, a empresa percebe alguns erros, como perda de prazo, falta de atenção e falhas na comunicação interna. 

Por isso, decide automatizar o processo com um software para evitar futuros prejuízos: eficácia. 

Entendendo esses dois conceitos é possível notar que, para ter eficácia em uma etapa de um processo, o tomador de decisão deve realizar análises e planejamentos estratégicos, fazendo as coisas certas (eficácia) com a maior eficiência possível. 

Vantagens competitivas no comércio exterior 

A eficácia operacional ocorre quando a empresa desenvolve e aplica estratégias que a torna diferente de seus concorrentes, seja otimizando o tempo, entregando um atendimento de excelência ou implementando uma tecnologia inovadora.

O que diferencia você de seus concorrentes? Se diferenciar no comércio exterior é complexo e a competitividade na área parece só aumentar. Por esse motivo é importante entregar vantagens reais e soluções inovadoras para os players da cadeia para, assim, torná-los leais à sua empresa.

Na venda de serviços, a meta é transformar o intangível em tangível e muitas vezes entregar isso a um cliente em potencial pode ser um desafio. 

Uma dica simples é que a empresa, envolvendo todos seus colaboradores e fornecedores, entendam muito bem as vantagens que são capazes de entregar. Dessa forma, toda a equipe poderá se comunicar melhor e de forma integrada. 

Atualmente, existem 3 fatores essenciais que fazem com que um tomador de decisão opte por escolher fechar negócio novamente com uma empresa de comércio exterior. São eles:

1 – Velocidade

Quantas vezes você já viu um processo atrasado ou até mesmo parado por erros burocráticos? Acredito que muitas. 

A velocidade é uma característica que está sendo cada vez mais demandada nesse mundo globalizado e conectado em que vivemos. 

2 – Atendimento personalizado

Para cada operação existe um procedimento que deve ser respeitado: uma peculiaridade, um pedido especial do cliente. 

Estar atento a isso e customizar o atendimento para cada cliente é uma vantagem que pode gerar mais fidelidade. 

Ignorar isso, além de prejuízos, pode trazer desgaste comercial para a relação entre cliente e fornecedor.

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3 – Soluções para possíveis riscos

Nunca se testemunhou tantos acidentes portuários como atualmente: a grande demanda e o tempo escasso vem fazendo com que toda a cadeia logística trabalhe sempre com um senso de urgência, elevando a probabilidade de acidentes. 

Alguns exemplos mais recentes foram o Canal de Suez, o navio CAP SAN ANTONIO entre Santos e Guarujá, entre outros. 

Sabemos que quando se trata de fenômenos naturais, não podemos simplesmente apontar um responsável pelos prejuízos.

Porém, o que pode ser feito, sempre, é ter um planejamento para mitigar riscos.

Leia mais: Bloqueio no Canal do Suez congestiona o comércio exterior

Analisando os 3 fatores apresentados, quais deles você pode afirmar que sua empresa está 100% preparada para ofertar?

Para conseguir entregar esse trio de vantagens com excelência, é necessário ajuda da tecnologia. 

Vamos entender então como funcionam os processos inteligentes e como eles trazem eficácia operacional e diferentes vantagens às operações da área?

Processos inteligentes e automação

No comércio exterior, existem muitas atividades extremamente repetitivas. Elas acabam  sobrecarregando funcionários que, se não tivessem que executá-las, poderiam exercer outras atividades — e essas sim resultariam em mais clientes e mais capital para a empresa. 

É importante entender que a automação não é mais um conceito futurístico: já é possível automatizar e até eliminar atividades repetitivas. 

Nós, como profissionais do comércio exterior, devemos entender que, diante da grande velocidade de informações, não há mais espaço para responder o cliente com um “iremos verificar”. 

A informação deve estar sempre ao alcance e de maneira imediata e para isso a empresa precisa se valer de processos inteligentes. 

Leia mais: Indústria e Comex 4.0: o que é e como realizar?

Por que e como aplicar Inteligência no comércio exterior?

Para uma empresa do comércio exterior aplicar processos inteligentes é possível contar com ferramentas avançadas, que auxiliem de diferentes formas — principalmente automatizando atividades que antes eram realizadas manualmente. 

Outro fator importante é implementar uma cultura digital na empresa, treinando os colaboradores e educando os clientes. 

Os benefícios de usar processos inteligentes de automação são:

  • Otimização do tempo;
  • Redução de custos;
  • Redução de retificações causadas por erros nos processos;
  • Redução de perda de prazos/omissão;
  • Melhor organização de dados e informações;
  • Melhor emprego dos recursos da empresa;
  • Maior controle de dados.

O que é API?

Para utilizar processos inteligentes e automação, é necessário o uso de APIs — do Inglês “Application Programming Interface”. Traduzindo, significa “Interface de Programação de Aplicações”: aplicativos capazes de se comunicar com outros softwares. 

Você utiliza APIs todos os dias e talvez nem saiba. 

Isso porque eles estão presentes na maioria dos aplicativos: quando você compartilha uma música do Spotify no Instagram, quando você agenda postagens através de um gerenciador, quando você vê sua lista de contatos no WhatsApp ou é redirecionado ao Google Maps ao clicar em um endereço.

APIs são seguros, pois os dados são criptografados e é possível bloquear o acesso e permissões de dados de terceiros.

Entrevista com o especialista

Através de APIs desenvolvidas pelo time da Logcomex, já é possível utilizar serviços de automação em processos de averbação, controle de DTA (Declaração de Trânsito Aduaneiro), desconsolidação e captação de carga. 

Para entender melhor quais tecnologias envolvem estes processos inteligentes, entrevistamos Leandro Aires de Oliveira, que é Customer Success Team Leader do squad de Alfandegados e Tracking na Logcomex.

Leandro Aires de Oliveira, Customer Success Team Leader do squad de Alfandegados e Tracking na Logcomex

Quais são os serviços que já podem ser automatizados? Você acredita que essa seja uma revolução para o setor?

Atualmente, todo e qualquer serviço que: 

  • Seja feito repetidamente; 
  • Possua ampla gama e volume de informações; ou
  • Leve tempo para ser realizado manualmente…

…Pode ser automatizado! 

E isso não se restringe apenas às rotinas da área de comércio exterior. Atividades que seguem o mesmo processo e mesmo padrão também podem ser automatizadas.

Dentro do comércio exterior é possível automatizar grande parte das rotinas de consulta e envio de informações para Receita Federal ou órgãos públicos envolvidos nos processos de importação e exportação.

Por isso, sim, eu acredito que essa possa ser uma revolução para o comex! 

Nós já percebemos as mudanças em nossas vidas em geral, como a utilização de aplicativos de banco, por exemplo. 

Porém, as rotinas aduaneiras estão caminhando a passos lentos rumo à tecnologia e não acompanharam o mesmo grau de evolução dos demais setores. 

Há pouco tempo atrás (4 ou 5 anos), todas as atividades burocráticas ainda eram realizadas manualmente, exigindo a interação de muitas pessoas, diferentes sites, portais e planilhas — além de muito papel, para realizar uma simples consulta

Hoje, muitas empresas adotam rotinas automatizadas para facilitar o dia a dia dos colaboradores e ganhar escalabilidade nos processos. 

Dessa forma, é possível alocar o funcionário que faz tarefas quantitativas para fazer atividades qualitativas, entregar mais experiência aos clientes e reduzir custos e erros manuais. Por essas vantagens, acredito que essa é uma revolução!

Cada um dos módulos representa uma etapa do processo, pode nos explicar melhor como isso funciona?

Desde a captação de clientes até o operacional é possível automatizar as rotinas. 

Dentro da Logcomex possuímos módulos que representam cada etapa do processo de automatização para um terminal que pode ser realizado em segundos ou minutos:

1 – Captação de dados da carga:

Dentro da rotina de uma operação de comex, a captação de carga é o primeiro passo, o que significa obter os dados das cargas que chegaram no terminal. 

E, com esses dados, é possível abordar esses leads para oferecer serviços personalizados e preços diferenciados, com o objetivo de entregar a solução completa e transformar o lead em cliente.

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2 – Desconsolidação/desdobro:

Na etapa de desconsolidação ou desdobro, é importante possuir dados e informações sobre as peculiaridades de todas as cargas que irão descarregar no terminal. 

A inteligência operacional é muito importante nessa fase, portanto, quanto mais dados da carga são inseridos nos sistemas internos, melhor se dá o planejamento. 

Por exemplo, para destinar a carga no pátio para o local mais adequado ou segregar mercadorias perigosas em diferentes blocos. 

3 – Controle de DTA e Averbação

Os dados já são automaticamente imputados nos sistemas da Receita Federal em caso de Trânsito Aduaneiro ou nacionalização no próprio porto de descarga. 

Para cada etapa, existem automações que captam essas informações e realizam consultas, assim controlando melhor cada um dos documentos que possam estar associados ao container.

Com o que o empresário precisa se preocupar ao automatizar seus processos? 

Se a empresa que está fornecendo o serviço tiver o objetivo de ajudar em todas as etapas, o empresário não precisa ter preocupações. 

A Logcomex está ao lado dos clientes ao longo de todo o processo de acordo com as suas demandas, disponibilizando as automações — que podem ser implantadas em seu sistema internamente ou com o auxílio da Logcomex.

Quais são os benefícios?

Reduzir o número de pessoas executando tarefas repetitivas e, dessa forma, alocá-las em atividades de maior valor dentro da empresa é uma das vantagens. 

Afinal, estarão gerando maiores desafios e aprendizados para os profissionais e mais lucro para empresa.

O empresário também pode notar uma drástica redução de custos, uma vez que a tecnologia de automação é muito barata se comparada à contratação de novos funcionários.

A empresa ganha escalabilidade: tarefas que levavam dias para serem realizadas são agora realizadas em segundos, mesmo considerando um grande volume de informações.

E, além disso, também se ganha ao evitar erros. Sabemos que erros geram grandes prejuízos no comércio exterior.

Um número errado, trocado ou omitido pode gerar multas, custos adicionais e atrasos. Com processos automatizados isso não acontece e a segurança de dados para a empresa e seu cliente é muito maior.

Isso porque não existe chances de enviar uma informação para o destinatário errado.

A automatização coleta a informação de forma pura, exatamente como ela é, a envia para o local onde ela deve pertencer. També recebe o feedback necessário dos portais da Receita Federal.

Leia mais: Por que investir em automação no comércio exterior?

Saiba mais sobre processos inteligentes

A automação e a implementação de processos inteligentes está diretamente ligada à busca por eficácia operacional e, para isso é necessária Inteligência Artificial. 

Você pode saber mais sobre o Inteligência Artificial no comércio exterior assistindo o webinar realizado pela Logcomex:

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