Entre transporte, logística, documentações fiscais e responsabilidades aduaneiras, o setor de comércio exterior possui uma série de procedimentos fundamentais para a execução e auditabilidade das transações. Esse fluxo de trabalho é complexo e pode ser muito ineficiente quando seus profissionais e operadores não adotam a automação de processos.
Tarefas manuais e repetitivas não são apenas morosas, elas também impõem um custo alto e desnecessário às empresas.
Basta perguntar para quem já está há mais tempo neste mercado sobre como eram as coisas antes do sistema Siscomex.
Entretanto, este foi apenas o primeiro passo. Com o passar do tempo, surgiram novas tecnologias e ferramentas com automatização de diversas áreas das empresas, como os ERPs (gestão financeira), e CRMs (vendas e marketing).
Neste artigo, vamos explicar mais a fundo o que é a automação de processos no comércio exterior, qual é a sua importância para os fluxos de trabalho e como adotá-la na sua empresa.
O que é a automação de processos?
Automação de processos é a substituição de tarefas manuais e repetitivas por máquinas que as executam de forma instantânea, de acordo com as configurações programadas. Os robôs e autômatos industriais são os exemplos mais conhecidos, porém ela também ocorre por meio de softwares e aplicativos.
A criação de soluções para cumprir essa função é vital para a operação eficiente, não só das empresas, mas do próprio governo e suas instituições reguladoras.
Veja o Pix, o sistema de pagamentos instantâneos brasileiro, por exemplo. Ele só é possível, por conta de uma tecnologia robusta.
Se as transações precisassem passar por validações manuais, seria impossível que ele existisse e fosse seguro.
Já no dia a dia das empresas, a automação de processos é promovida por softwares especializados em suas devidas áreas.
Do processo de venda e comunicação de clientes à gestão de recursos humanos e logística, essencialmente todas as frentes organizacionais existem ferramentas para agilizar o dia a dia dos profissionais.
Leia também: Por que investir em automação no comércio exterior?
Automação de processos no comércio exterior
No setor de comércio exterior, a automação de processos é um dos pilares do comex 4.0 e ocorre de diversas formas.
Isso se dá tanto com robôs e veículos autoguiados — especialmente nos centros logísticos de grandes potências — quanto por meio de ferramentas, como os fornecedores que automatizam sua emissão de notas fiscais e operadores de transporte para a emissão e assinatura de seus contratos.
Na verdade, a automação de processos já está indo ainda mais longe.
Importadores, exportadores, despachantes aduaneiros e essencialmente todos os demais envolvidos na cadeia já têm soluções à disposição que permitem a automatização na captação e organizações estratégicas — como a visualização dos melhores fornecedores, NCMs e modais para cotar.
Esses avanços são possíveis graças ao desenvolvimento de tecnologias com base em Machine Learning e big data.
Leia também: O que é Big Data?
Importância da automação de processos
Todo o fluxo de trabalho, contratos e etapas envolvidas em transações internacionais sempre foi bastante burocrático e, consequentemente, recheado de processos.
Com uma transformação digital rápida e agressiva, seria simplesmente impossível operar de forma ágil, eficiente e de acordo com as expectativas cada vez mais exigentes dos consumidores sem a automação de tarefas.
Além das entregas, há um efeito direto na gestão de recursos financeiros e humanos da empresa.
Para tangibilizar, pegue uma tarefa repetitiva para a qual você já conhece uma solução de automação e faça essa conta simples:
Número de funcionários dedicados à tarefa x salário/hora médio x horas gastas por mês com a tarefa
Com isso, você terá uma dimensão de quanto dinheiro gasta desnecessariamente com algo que poderia ser automatizado.
Outro aspecto comentado é o aumento no nível de especialização e qualidade que o mercado passa a obter.
Afinal, com esses processos sendo removidos do espaço corporativo, os profissionais passam a cumprir uma função mais analítica e estratégica para os resultados da empresa.
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Quais os principais benefícios da automação de processos?
Como você pôde ver até aqui, a automação de processos é fundamental para as operações de comércio exterior atualmente. Para ficar mais claro, preparamos uma lista com todos os principais benefícios de levar cada vez mais essa frente de inovação para a sua empresa.
Agilidade otimização de custos
O principal ganho direto da automação de processos é na agilidade em executar tarefas.
Aquilo que era manual, envolvendo múltiplas etapas — como preenchimento de planilhas, campos e despacho de documentos — hoje podem muito bem ser realizadas por meio da tecnologia, muitas vezes em instantes.
Quando falamos do comércio exterior, as automações podem envolver: a atribuição de licenças de importação e exportação a uma operação, comunicação com autoridades alfandegárias e com a Receita Federal e verificações de pagamento de frete, entre tantas outras.
Com essas tarefas hoje demandando poucos minutos — e não mais dias de trabalho — as empresas do mercado ganharam agilidade e qualidade na prestação dos seus serviços.
A consequência é a valorização do serviço e a nivelação por cima do mercado. Os gestores e suas empresas, também passam a ser mais estratégicos, dedicando recursos de forma inteligente, evitando custos desnecessários e ganhando produtividade entre seus colaboradores.
Permite o rastreamento de produtos importados
O valor de fato que você paga na importação de um produto é sempre maior do que o pago para o fornecedor.
Isso ocorre por conta dos custos envolvidos em toda a cadeia, com impostos, fretes, taxas, capital humano dedicado e outros possíveis gastos.
Mesmo que você terceirize a cadeia (usando um courier, por exemplo) você ainda tem os custos de contratação e nacionalização da mercadoria.
Assim, é indispensável que empresas modernas e engajadas com a transformação digital façam um rastreio minucioso dos custos envolvidos nas suas operações. Caso contrário, elas podem atuar com dados incoerentes e até no prejuízo, no final das contas.
Por meio da automação, isso é possível sem o preenchimento de relatórios e planilhas. Sistemas online já são capazes de fazer esse tracking da carga em todo o processo, com os custos devidamente discriminados.
Democratiza e centraliza as informações
A democratização de informações é um dos trunfos de novas tecnologias em desenvolvimento, como a Blockchain e, naturalmente, as soluções de automação hospedadas na nuvem.
Tente pensar nos processos do passado — mesmo que descritos por outros profissionais mais experientes.
Cada detalhe, etapa ou dúvida precisava ser checada de forma analógica — exigindo, às vezes, troca de e-mails e ligações, já que as informações estavam fragmentadas entre fornecedores, setores da empresa e órgãos alfandegários.
Com soluções que promovem a automação de processos, geralmente, todos os detalhes ficam centralizados em uma plataforma. Assim, todos que precisam acessá-las podem fazê-lo em poucos cliques.
Tudo sem perder a confiança e segurança, já que muitas dessas ferramentas têm controles de níveis de acesso para usuários, ou seja, cada profissional vê as informações que realmente precisa ver.
Leia também: LGPD no comércio exterior: como aplicar?
Diminui gargalos e erros humanos
Trabalhos extensos, morosos e repetitivos sempre representaram um grande risco às empresas.
No comércio exterior, especialmente, isso poderia representar atraso no processamento das cargas ou até o envio de informações incompletas à Receita Federal — tornando a operação num geral mais cara, ineficiente e menos confiável para os clientes.
Com a automação de processos, porém, esses trabalhos são executados de acordo com regras pré-programadas, testadas muitas vezes antes de serem disponibilizadas.
Além de mais rápidas, elas são praticamente blindadas contra erros simples de preenchimento, que poderiam ocorrer manualmente.
Imagine quanto tempo e produtividade se ganha quando seu profissional não precisa checar duas ou mais vezes (sem contar a avaliação de algum gestor) o processo para se certificar de que não houve erro.
E sabemos que ainda assim, muitas coisas passavam despercebidas no passado.
Reduz a burocracia e agiliza a resolução de problemas
Os processos de importação e exportação por si só já são bastante burocráticos. Se uma empresa desse setor ainda tem procedimentos internos e com fornecedores lentos e cheios de entraves, ela certamente ainda está presa à era da ineficiência.
Soluções que promovem a automação de processos são capazes de reduzir tais burocracias, como a execução de contratos e a resolução rápida de problemas.
Esse último é possível graças a estruturação eficiente dos dados, que permite uma tomada de decisões rápida e assertiva por parte dos gestores.
Aumenta a confiabilidade dos dados
Finalmente, dentre os grandes benefícios, há algo indispensável nos tempos de hoje: dados são extremamente valiosos — não só por um ponto de vista individual e comercial.
Como explicamos no tópico anterior, a estruturação, organização e análise deles é fundamental para a tomada de decisões.
Anteriormente, organizar tudo de forma confiável e segura era uma tarefa muito difícil. Entretanto, com os recursos disponíveis por meio de novas tecnologias que citamos ao longo desse texto (Big Data, Machine Learning, Blockchain etc.), tudo se tornou mais fácil e rápido.
Plataformas, como a própria Logcomex, fornecem ferramentas que fazem todo o trabalho de procurar, juntar e organizar as informações que o profissional 4.0 de comex precisa para pensar nos seus próximos passos.
Como automatizar processos e simplificar operações no comércio exterior?
Existem três passos principais que você precisa seguir para implementar a automação de processos na sua operação de comércio exterior:
- Invista em tecnologia e gestão
- Acompanhe indicadores de desempenho
- Conte com uma consultoria especializada.
Invista em tecnologia e gestão
A automação de processos só foi possível graças à transformação digital promovida por novas tecnologias que foram desenvolvidas, estudadas e popularizadas.
Naturalmente, não há como introduzir um movimento em prol da eficiência e agilidade de processos sem investir em tecnologia.
Isso não quer dizer que você precisa investir em servidores e maquinários caríssimos. Existem soluções robustas e acessíveis, disponíveis para contratar na internet.
Essas plataformas, preferencialmente em nuvem, podem ser integradas à sua operação de forma imediata — ou minimamente com período de implantação aceitável.
Da análise de dados ao rastreamento de cargas, tudo poderá ser visto de forma simples e centralizada, sem precisar acessar todos os portais da Receita Federal, sistemas de armador e de fiscalização.
Quer saber mais como obter esses benefícios? Conheça as soluções da Logcomex!
Acompanhe indicadores de desempenho
A abordagem fundamentalmente analítica na gestão de um negócio precisa ser aplicada diariamente.
Sem isso, mesmo que você contrate várias ferramentas para gerenciar os setores da sua empresa, ainda terá problemas com ineficiência e gargalos processuais.
Por isso, nutra e estimule seus times, especialmente os líderes, a acompanharem indicadores de desempenho de forma religiosa.
Isso vale todas as frentes — e não apenas os resultados financeiros. Acompanhe dados de satisfação dos clientes (NPS), Marketing e Vendas (ROI), suporte e atendimento (Tempo Médio de Espera – TME), entre muitos outros possíveis.
E, claro, existem indicadores específicos do setor de comércio exterior que precisam ser seguidos também, como análise de market share de produto e o Lead Time dos processos de importação.
Veja os demais KPIs (Key Performance Indicators) neste outro artigo: Indicadores KPI para o Comércio Exterior.
Conte com uma consultoria especializada
Nem sempre é possível fazer tudo por conta própria ou com os recursos internos. A expertise de outras empresas e profissionais experientes para ajudar você, gestor, na missão de automatizar processos é imprescindível.
Por isso, se conseguir, conte com uma consultoria especializada para aumentar as chances de êxito e reduzir gastos desnecessários ou correr o risco de atropelar passos.
Caso não tenha capital disponível para fazer esse investimento, trabalhe muito o networking e fale com colegas de setor (até concorrentes), pois o nivelamento por cima do mercado ajuda todos a crescerem.
E aí? O que achou deste artigo? Têm adotado a automação de processos na sua empresa? Conte-nos como foi, ou está sendo! É só deixar um comentário abaixo.
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