Saiba o que é e porque automatizar o processo de importação

Por que automatizar o processo de importação?

O setor de comércio exterior está em constante transformação e disrupção. Novas tecnologias e medidas legislativas desafiam anualmente o status quo das operações internacionais

Neste sentido, uma das frentes que vem se desenvolvendo há anos é a automatização dos processos de importação, que está promovendo mais agilidade e eficiência na negociação e desembaraço das mercadorias.

Com essa evolução contínua e volátil, os profissionais precisam se adequar rapidamente às tendências do mercado ou simplesmente ficarão para trás da concorrência.

Um exemplo simples de transformação recente foi a implantação do Portal Único Siscomex e várias novidades que vieram junto. Antes dele, o registro da declaração ocorria de forma faseada, o que tornava a atividade aduaneira travada e burocrática.

 Atualmente, os perfis de mercadoria que já são contemplados pela DUIMP, podem emitir e registrar a declaração enquanto a carga ainda está em trânsito (dispensando, eventualmente, o armazenamento nos terminais).



Algo importante para se atentar sempre, quando falamos de disrupção é o que acontece nas outras potências internacionais e como isso pode eventualmente refletir aqui no Brasil.

Por exemplo, em agosto de 2022, o presidente Joe Biden, dos Estados Unidos, sancionou um pacote de leis que destina investimentos bilionários em energia limpa para portos, cadeia logística e famílias. 

Se os setores de transporte e de geração de energia norte-americano, que são responsáveis por mais de 50% da emissão de CO2 do país, estão visionando melhorias em prol da sustentabilidade, por que não poderíamos prever isso para um futuro não tão distante no Brasil?

No entanto, o progresso mais evidente tem sido na automação de processos, especialmente por meio de novas plataformas digitais.

Neste artigo, você entenderá definitivamente a importância de automatizar o processo de importação por meio de uma lista de 9 razões.

Como bônus, mostraremos uma nova solução com a qual você pode ter custos operacionais 20% menores e um tempo de desembaraço aduaneiro até 40% mais ágil.

Boa leitura!

O que é o processo de importação?

Importação é o processo de internalização de mercadorias estrangeiras para dentro de um país. Para que a carga seja liberada em um terminal (portos e aeroportos), ela precisa passar pelo desembaraço aduaneiro – que é o ato pelo qual é registrada a conclusão da conferência aduaneira — e ter seus devidos tributos recolhidos (Imposto de Importação, PIS, COFINS etc).

O processo de importação é fundamental para trazer commodities e novas mercadorias ao Brasil, além de promover a evolução e melhoria das mercadorias nacionais para competir com o mercado externo.

Também, este processo é parte fundamental da Balança Comercial, que é a diferença entre as exportações e as importações — e é um dos elementos que compõem o PIB brasileiro.

O processo de importação também é essencial para a indústria, tanto para alimentar suas linhas de produção com matérias-primas, quanto para comprarem máquinas e peças de reposição para modernizar suas fábricas.

Quais são as etapas do processo de importação?

Para começar a importar produtos no Brasil, não basta apenas encontrar um fornecedor, fazer um pedido e começar a revender.

Além dos devidos estudos de mercado que você precisa fazer, a Receita Federal tem uma série de exigências.

Leia também: Como calcular o seu market share no mercado de importação

Confira as etapas que precisa cumprir para começar a importar:

  1. Definir o ramo de negócio em que atuará
  2. Obter a habilitação no RADAR Siscomex
  3. Certifique-se de que está adequado ao Novo Processo de Importação
  4. Encontre fornecedores e parceiros (despachantes aduaneiros e agentes de carga)
  5. Encomende a mercadoria
  6. Pague o câmbio da importação
  7. Faça (ou solicite) a inspeção da carga
  8. Realize o despacho aduaneiro (liberação alfandegária)
  9. Aguarde a parametrização da carga por parte da Receita Federal
  10.  Emissão da Nota Fiscal de importação
  11. Retire a mercadoria no terminal

Por que automatizar o processo de importação?

Automatizar o processo de importação é fundamental para torná-lo mais ágil, eficiente, eliminar erros manuais e reduzir os custos da operação. Essa necessidade vale para todos os agentes envolvidos no processo: importadores, terminais, armazéns, transportadoras, etc.

Como mencionamos no início, o comércio exterior é fortemente impactado pelo surgimento de novas tecnologias.

Novidades que ainda engatinham em outros setores, como o imobiliário, estão em processo bem mais avançado de integração nas relações comerciais internacionais.

Big Data, Inteligência Artificial, Machine Learning, Blockchain e novas tendências econômicas já estão no dia a dia de muitos e dão corpo ao que é conhecido como Comex 4.0.

A automação está entre esses elementos que acabamos de citar — e fornece muitos benefícios:

  • Agilidade e otimização de custos
  • Rastreamento em tempo real de produtos importados
  • Democratização e centralização de informações na sua empresa
  • Diminuição dos gargalos e erros humanos
  • Aumento na confiabilidade dos seus dados.

Se quiser tangibilizar o quanto automatizar o processo de importação pode reduzir os seus gastos, faça uma cálculo simples. Selecione uma atividade que pode ser automatizada e faça essa conta:

Número de funcionários dedicados à tarefa x salário/hora médio x horas gastas por mês com a tarefa

Este é o formato de cálculo utilizado por grandes empresas de tecnologia para determinar a mensuração do hard dollar, que é o real benefício financeiro entregue por uma funcionalidade aos seus seus clientes.

Mas, você pode utilizá-lo para ter uma estimativa do quanto dinheiro tem “deixado na mesa” hoje e que poderia muito bem ser investido no crescimento do seu negócio.

Leia também: O que é automação de processos no comércio exterior?

9 razões para você automatizar já seu processo de importação

Caso os benefícios da automação ainda não tenham ficado 100% evidentes, listamos 9 razões para você começar já a automatização do seu processo de importação.

  1. Reduzir custos com multas 
  2. Melhorar a gestão de riscos
  3. Reduzir a burocracia
  4. Eliminar o retrabalho
  5. Poupar tempo com entradas manuais
  6. Basear a tomada de decisão em dados
  7. Otimizar processos
  8. Favorecer a comunicação
  9. Aumentar o engajamento da equipe.

Explicamos cada uma delas abaixo!

Reduzir custos com multas

Muito comumente, multas e prejuízos com a retenção de mercadorias nos terminais são decorrentes de falhas no processo, como a falta de atenção a detalhes e falta de transparência (mesmo que não intencional).

Ao automatizar tarefas por meio de um software, você conseguirá minimizar os riscos de erros de preenchimento, visto que tecnologias assim usam inteligência artificial para localizar falhas.

Melhorar a gestão de riscos

Na mesma linha do item anterior, existem alguns riscos na operação de importações associados à classificação fiscal das mercadorias e conhecimentos de origem que podem incorrer em multas.

Além disso, têm preocupações de outra ordem, como riscos relacionados à carga tributária e fiscal, acidentes em terminais e corredores portuários, e falhas no processo logístico.

Contar com plataformas inteligentes é fundamental para identificar gargalos, que podem atrapalhar as suas atividades e causar prejuízos nos seus negócios.

Por exemplo, ferramentas para acompanhamento em tempo real do trajeto das suas mercadorias, combinada à análise de dados, permite que você identifique potenciais obstáculos e os resolva antes mesmo que a carga chegue no terminal.

Reduzir a burocracia

A própria Receita Federal e o governo estão buscando alternativas aos processos antigos a fim de reduzir os passos e burocracia envolvidos na nacionalização de bens e serviços.

Porém, você também precisa ser proativo para acelerar a disrupção na sua empresa.

Plataformas que automatizam etapas e digitalizam arquivos, tornam a atividade dos seus colaboradores muito mais ágil e segura.

Afinal, eles não precisam mais se atentar ao que antes era manual e diminuem-se o risco de erros de digitação.

Eliminar o retrabalho

O retrabalho é um verdadeiro vilão da produtividade e crescimento financeiro de um importador.

. Lembra da fórmula que citamos acima? A necessidade de voltar e refazer tarefas que já haviam sido concluídas é uma variável que transforma aquele custo em algo ainda maior.

Uma plataforma inteligente reduz a incidência desse tipo de gargalo, pois automatiza as tarefas que originalmente geram retrabalho e — geralmente — acusam erros e esquecimentos no que ainda carece de ação humana.

Leia também: Quais são os benefícios do machine learning?

Poupar tempo com entradas manuais

Ainda existe uma quantidade expressiva de importadores que realizam o preenchimento de informações a serem importadas em sistemas da Receita Federal usando planilhas.

O que, além de tomar muito tempo do profissional, oferece um risco sempre iminente de erros.

Entretanto, já existem no mercado softwares que funcionam de forma integrada aos recursos para cumprimento de obrigações fiscais e até outras ferramentas que você usa para agilizar o dia a dia.

Além disso, você tem acesso a relatórios e painéis automáticos que permitem mais agilidade na análise de dados e tomada de decisão — o que nos leva ao próximo item.

Basear a tomada de decisão em dados

Dados são verdadeiras minas de ouro para as empresas. Ao levantá-los, consolidá-los, cruzá-los com outras bases e analisá-los, você tem insumos para tomar decisões e até fazer análises preditivas para as empreitadas comerciais e atendimento a clientes.

Porém, mesmo empresas de médio e grande porte ainda têm problemas sobre como fazer o melhor uso das informações que têm disponíveis.

Nem todo mundo tem condições de contratar engenheiros e analistas de dados. E, muitas vezes, mesmo quem tem espera milagres — mas já adiantamos eles também são humanos…

Hoje existem plataformas acessíveis para empresas e profissionais usarem de forma intuitiva. Com esse tipo de recurso, os importadores podem tomar decisões de forma estratégica, embasada em informações quentes e de qualidade.

Em empresas maiores esse benefício é ainda maior, já que elas contam com profissionais voltados ao levantamento e análise de dados.

Nesse caso, plataformas de Big Data e Inteligência Artificial são uma arma a mais para torná-los mais produtivos, já que não precisam buscar e categorizar informações que a ferramenta já traz.

Leia também: Como funciona a análise de dados com inteligência artificial?

Otimizar processos

Uma boa ferramenta de automatização age sobre todas as etapas do processo de importação, desde a realização de um pedido ao cálculo de impostos e fiscalização aduaneira.

Hoje em dia, otimização, centralização e desburocratização de atividades pode ser alcançada por meio de softwares.

Favorecer a comunicação

O exercício da transparência precisa acontecer internamente e com seus clientes, tanto quanto com as autoridades aduaneiras.

Com processos automatizados, fica mais fácil de consolidar as informações e acompanhar a supply chain, favorecendo a comunicação sem atritos com demandantes e fornecedores.

Imagine que, por meio de ferramentas, você poderá agir e repassar informações o mais rápido possível aos seus parceiros — como atrasos, solicitação de documentos e pagamento de impostos.

Aumentar o engajamento da equipe

Outro termo-chave na automatização de processos é a integração. Além da comunicação com outros sistemas, algo bem interessante é a comunicação e compartilhamento facilitado de informações entre colaboradores — e isso sem os comuns riscos de segurança associados à transmissão de arquivos.

Com uma plataforma inteligente, seus departamentos terão acesso rápido e fácil às informações que precisam — com controle de acesso de usuários — o que elimina, em grande parte, a necessidade de troca de mensagens desnecessárias e ruídos na comunicação.

Como o LogManager automatiza e otimiza o seu processo de importação?

Um dos grandes trunfos de adotar a automatização de processos na importação é obter uma visão 360º do seu negócio — algo que é potencializado com soluções de Tracking e Big Data.

O LogManager atende as necessidades de importadores de ponta a ponta, possibilitando que obtenham a previsibilidade sobre a data de chegada da carga, inclusive com a emissão de alertas via WhatsApp. 

A solução procura reduzir os custos para os importadores tornando os processos robustos e ágeis, além de facilitar a obtenção da certificação OEA (Operador Econômico Autorizado) que reflete em celeridade nos desembaraços aduaneiros e no ganho de vantagem competitiva no mercado global.

Essencialmente, com essa plataforma você tem: 

  • Gestão completa dos embarques
  • Visibilidade avançada de ponta a ponta sobre a operação de comércio exterior 
  • Centralização das principais informações em um único ecossistema
  • Automatização dos processos operacionais
  • Redução de custos 
  • Aumento do foco na estratégia do negócio
  • Ganho de vantagem competitiva no mercado global.

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3 comentários em “Por que automatizar o processo de importação?”

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